Điều 4. Nội dung của hồ sơ quản lý công sở, trụ sở, nhà làm việc
1. Đối với công sở, trụ sở, nhà làm việc được đầu tư xây dựng mới, hồ sơ quản lý công sở, trụ sở, nhà làm việc bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Các giấy tờ liên quan về quyền sở hữu, quyền sử dụng công trình, quyền sử dụng đất;
b) Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, bàn giao đưa công trình vào sử dụng;
c) Tài liệu hướng dẫn sử dụng trang thiết bị công trình (nếu có);
d) Tài liệu hướng dẫn về bảo trì công trình;
Riêng đối với công sở (nơi làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước), ngoài các thành phần hồ sơ trên phải có: biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định.
2. Đối với công sở, trụ sở, nhà làm việc đã đưa vào sử dụng từ trước ngày quy chế này có hiệu lực thi hành mà chưa có hồ sơ nêu tại khoản 1 Điều này thì cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở, trụ sở, nhà làm việc phải lập hồ sơ để quản lý. Hồ sơ quản lý công sở, trụ sở, nhà làm việc bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Ảnh chụp toàn cảnh mặt chính công sở, trụ sở, nhà làm việc;
b) Bản vẽ hiện trạng tổng mặt bằng công sở, trụ sở, nhà làm việc thể hiện được vị trí, hình dáng, kích thước, diện tích thửa đất, diện tích xây dựng của từng công trình trong khuôn viên công sở, trụ sở, nhà làm việc đó và ký hiệu hướng Bắc - Nam;
c) Bản vẽ hiện trạng mặt bằng các tầng nhà;
d) Bản vẽ hiện trạng hệ thống cấp điện, cấp thoát nước, thông tin liên lạc và các thiết bị khác đang được sử dụng trong công sở, trụ sở, nhà làm việc;
đ) Các giấy tờ liên quan về quyền sở hữu, quyền sử dụng công trình, quyền sử dụng đất (nếu có).
Riêng đối với công sở (nơi làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước), ngoài các thành phần hồ sơ trên, phải có: biên bản xác định cấp công trình và chất lượng còn lại của công sở do cơ quan có chức năng quản lý chất lượng công trình xây dựng thực hiện; biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất để tính vào giá trị tài sản của tổ chức theo quy định.
Trường hợp cơ quan trực tiếp quản lý sử dụng công sở, trụ sở, nhà làm việc không thực hiện được các nội dung nêu tại các điểm a, b, c, và d khoản này thì được thuê các cơ quan, đơn vị có chức năng về tư vấn thiết kế, xây dựng thực hiện. Kinh phí cho các nội dung nêu trên được bố trí trong kinh phí thường xuyên của cơ quan, đơn vị.