Điều 37. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
a) Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên xem xét đề nghị của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức và Lưu trữ huyện, thành phố, thị xã.
2. Thẩm tra xác định giá trị tài liệu
a) Giám đốc Sở Nội vụ Quyết định thành lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Lịch sử; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tài liệu hết giá trị của UBND các huyện, thành phố, thị xã.
b) Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, thị xã Quyết định thành lập “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cấp huyện; thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy của các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND các huyện, thành phố, thị xã và các xã, phường, thị trấn.
3. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức Quyết định thành lập “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” trước khi tiêu hủy. Theo đề nghị của “Hội đồng xác định giá trị tài liệu” người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư – Lưu trữ) thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu” hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
b) Theo đề nghị của “Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu”, Giám đốc Sở Nội vụ cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ Quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
4. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị, gồm có:
a) Quyết định thành lập các Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.