Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản, đăng ký văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (gọi chung là văn bản đi); trước khi thực hiện thủ tục để phát hành, Văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật; việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
b) Ghi ngày, tháng văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính theo hệ thống chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.