Điều 12. Quy định về sử dụng hộp thư công của tổ chức, tập thể:
Hộp thư công của tổ chức, tập thể do thủ trưởng phân công cán bộ quản lý, sử dụng, hàng ngày phải thường xuyên kiểm tra để nhận thư chuyển lãnh đạo xử lý hoặc gửi thư đi khi có yêu cầu. Tất cả các thư đi, đến trong hộp thư công của tổ chức, tập thể đều phải được lưu trữ và đảm bảo tính nguyên vẹn, bảo mật (nếu có) của thông tin.
Cán bộ, công chức, viên chức khi cần trao đổi thông tin qua hộp thư công của tổ chức, tập thể thì chuyển tập tin điện tử nội dung cần gửi cho cán bộ quản lý hộp thư công thực hiện phát hành thư theo quy định.
Khi có sự thay đổi người quản lý hộp thư công, thủ trưởng phải tổ chức bàn giao tài khoản, mật khẩu và toàn bộ dữ liệu của hộp thư công cho người mới tiếp nhận.