Điều 20. Lưu trữ sổ chứng thực và hồ sơ chứng thực
1. Mỗi việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cơ quan có thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại cơ quan đó. Sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan có thẩm quyền chứng thực;
2. Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính thì cơ quan chứng thực phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiêu hủy bản sao được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
3. Hồ sơ lưu trữ chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm phiếu yêu cầu; bản chính văn bản chứng thực kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ liên quan khác (nếu có).
4. Cơ quan thẩm quyền chứng thực phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sách, giấy tờ được lưu trữ.
5. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã chứng thực thì cơ quan có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan.