Điều 9. Trách nhiệm và quyền hạn của Văn thư
1. Đối với phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc:
a) Cập nhật văn bản đến theo đường công văn (văn bản giấy) hoặc theo đường mạng với đầy đủ thông tin và đúng thời gian, chuyển văn bản đến cho Lãnh đạo cơ quan để kịp thời xử lý.
b) Chỉ được phát hành văn bản đi, khi văn bản dự thảo đã được người có thẩm quyền xác nhận đã hoàn thành, chuyển phát hành trên phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc và được ký chính thức trên văn bản giấy:
- Đối với mạng nội bộ: Văn bản đi phải được gắn 2 loại tập tin: 1 loại do người lập văn bản dự thảo soạn thảo; 1 loại văn bản đã có dấu và chữ ký được quét (scan) lưu vào máy tính dưới dạng tập tin ảnh hoặc acrobat (*.pdf).
- Đối với mạng diên rộng: Văn bản đi chỉ gửi cho các cơ quan có liên quan 1 loại văn bản đã có dấu và chữ ký được quét dưới dạng tập tin ảnh hoặc acrobat (*.pdf).
c) Thường xuyên rà soát, cập nhật các mục trong Danh mục của phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc, bảo đảm các dữ liệu trong các Danh mục luôn đầy đủ, đúng thực tế và phù hợp với quy định của cơ quan.
d) Lập báo cáo thống kê, theo dõi, tổng hợp văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc và hoạt động của chuyên viên theo yêu cầu của lãnh đạo.
2. Đối với Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành:
Có quyền và trách nhiệm như công chức, viên chức.