Điều 12. Cách thức xét duyệt
1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên của Tổ thẩm định cộng lại và chia cho số lượng thành viên tham gia chấm điểm.
2. Việc thẩm định, xét duyệt và chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được lập thành biên bản và có đầy đủ chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.
3. Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng được xét chọn phải đạt từ 80/100 điểm trở lên. Trong trường hợp có nhiều hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trong một lần xét thì xét chọn hồ sơ có tổng số điểm cao nhất đối với các hồ sơ trong cùng một lần xét duyệt trong một đơn vị quy hoạch cấp huyện. Trong trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm cao nhất bằng nhau trên một đơn vị quy hoạch cấp huyện thì thực hiện theo các thứ tự ưu tiên sau đây:
a) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về nhân sự Văn phòng công chứng cao hơn.
b) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về trụ sở của Văn phòng công chứng cao hơn.
c) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ thông tin cao hơn.
d) Hồ sơ có số điểm tiêu chí về điều kiện thực hiện các quy định về an toàn giao thông và phòng cháy, chữa cháy cao hơn.
đ) Nếu thứ tự ưu tiên được quy định tại các Điểm a, b, c, d Khoản 3 Điều này bằng nhau, thì tiến hành lấy phiếu của các thành viên trong Tổ thẩm định, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có số phiếu đồng ý cao hơn sẽ được chọn.
4. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc việc xét duyệt, Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản kết quả xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng cho công chứng viên có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, đồng thời đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.
5. Căn cứ vào kết quả thẩm định, xét duyệt và số điểm của từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Sở Tư pháp có trách nhiệm tiến hành kiểm tra trụ sở, điều kiện cơ sở vật chất, nhân sự của Văn phòng công chứng trước khi cấp giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng theo quy định. Trường hợp Văn phòng công chứng không đáp ứng đúng nội dung đã nêu tại Đề án đã được xét chọn thì Sở Tư pháp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.