Điều 10. Hồ sơ dự đấu thầu
1. Hồ sơ dự đấu thầu bao gồm:
a. Đơn dự đấu thầu theo mẫu quy định và do người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký tên.
b. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
c. Phương án về tổ chức kinh doanh khai thác và quản lý chợ.
d. Kế hoạch đấu tư, nâng cấp, sửa chữa, duy tu và bảo quản chợ.
đ. Giá dự thầu (kèm thuyết minh).
Hồ sơ dự đầu thầu nêu trên gồm 01 bộ gốc và một số bộ chụp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu phải được đựng trong một phong bì niêm phong kín và nộp tại nơi quy định trong thông báo mời thầu. Cơ quan nhận hồ sơ dự đấu thầu có trách nhiệm quản lý kỹ hồ sơ, nghiêm cấm được mở phong bì, gỡ niêm hồ sơ dự thầu khi chưa tiến hành mở thầu.
Bên nhận hồ sơ dự đấu thầu phải có biên nhận hồ sơ cấp cho doanh nghiệp dự đấu thầu, trong đó ghi rõ tên doanh nghiệp dự đấu thầu, tên người nộp và nhận hồ sơ, ngày giờ nhận hồ sơ, có ký tên đóng dấu của cơ quan nhận hồ sơ dự đấu thầu.
Danh sách các doanh nghiệp tham gia đấu thầu được liên tục bổ sung, niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã, phường, thị trấn nơi có chợ đấu thầu và tại Hội đồng xét thầu kể từ khi có doanh nghiệp nộp hồ sơ thứ nhất đến trước thời điểm đóng thầu.
Hồ sơ dự đấu thầu được xem là hợp lệ đưa vào danh sách dự đấu thầu khi doanh nghiệp đã nộp đủ tiền ký quỹ bảo đảm dự thầu theo quy định tại Điều 8 của Quy chế này trước thời điểm đóng thầu.
2. Nhận và quản lý hồ sơ dự đấu thầu
UBND huyện, thành phố nơi có chợ đấu thầu có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự đấu thầu theo quy định.
3. Sửa đổi và rút hồ sơ dự đấu thầu
Sau khi đã nộp hồ sơ dự đấu thầu, nếu doanh nghiệp dự đấu thầu muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự đấu thầu thì phải gửi văn bản cho bên nhận hồ sơ ghi rõ nội dung sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ dự đấu thầu. Việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự đấu thầu chỉ được thực hiện trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự đấu thầu (thời điểm đóng thầu) ghi trong thông báo mời đấu thầu.
Nội dung sửa đổi hồ sơ dự đấu thầu cũng phải để trong một phong bì niêm kín và bên mời thầu có trách nhiệm bảo quản như hồ sơ dự đấu thầu chính thức không được mở ra trước ngày giờ mở thầu. Sau thời điểm đóng thầu, việc sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ dự đấu thầu sẽ không được chấp nhận.
4. Thay đổi nội dung mời đấu thầu
a. Trong trường hợp đặc biệt cần thay đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu khi chưa đến hạn đóng thầu, bên mời đấu thầu phải niêm yết rõ nội dung sửa đổi hồ sơ mời đấu thầu tại địa điểm đã niêm yết thông báo mời đấu thầu, đồng thời gửi văn bản thông báo sự thay đổi này đến doanh nghiệp đã nộp hồ sơ dự đấu thầu trước đó.
b. Trong trường hợp này, thời hạn nhận hồ sơ dự thầu sẽ được gia hạn thêm tối thiểu là 15 ngày kể từ ngày ra thông báo mời đấu thầu mới để các doanh nghiệp dự đấu thầu hoàn chỉnh, bổ sung và nộp hồ sơ xin dự thầu theo quy định mới thay đổi.
5. Mở thầu
a. Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầu theo đúng ngày, giờ, địa điểm quy định trong hồ sơ mời đấu thầu trước sự chứng kiến của những người có mặt, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của nhà thầu bên mời thầu có thể mời đại diện của các cơ quan có liên quan đến tham dự lễ mở thầu.
b. Tất cả các doanh nghiệp nộp hồ sơ dự đấu thầu được Hội đồng xét chọn thầu mời tham dự buổi mở thầu.
c. Hội đồng xét chọn thầu sẽ họp để mở phong bì đựng hồ sơ dự đấu thầu công khai trước mặt các doanh nghiệp dự đấu thầu. Hội đồng xét chọn thầu sẽ kiểm tra hồ sơ dự đấu thầu để xác định tính hợp lệ của từng hồ sơ dự đấu thầu, chỉ có những hồ sơ hợp lệ mới được dự đấu thầu.
d. Toàn bộ nội dung của cuộc họp mở thầu phải được lập biên bản, có đủ chữ ký của các thành viên có mặt (Bên mời thầu và các doanh nghiệp dự thầu). Biên bản mở thầu phải ghi đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên chợ đấu thầu.
- Ngày giờ, địa điểm mở thầu.
- Tên và địa chỉ của các doanh nghiệp dự đấu thầu.
- Tóm tắt các nội dưng cơ bản của các hồ sơ dự đấu thầu.
đ. Đại diện bên mời đấu thầu và các doanh nghiệp dự đấu thầu được mời tham dự phải ký tên vào biên bản mở thầu. Bản gốc hồ sơ dự đấu thầu sau khi mở thầu phải được Hội đồng xét chọn thầu ký xác nhận từng trang để làm cơ sở pháp lý cho việc tiến hành đánh giá và xét chọn thầu.
6. Xét chọn doanh nghiệp trúng thầu
Hội đồng xét chọn thầu sẽ họp xét chọn doanh nghiệp trúng thầu trên cơ sở căn cứ theo các yêu cầu của hồ sơ dự đấu thầu và tiêu chuẩn đánh giá đã được Ủy ban nhân dân huyện, thành phố phê duyệt. Đánh giá các hồ sơ dự đấu thầu được thực hiện theo các bước sau đây:
a. Sử dụng thang điểm đánh giá để cho điểm đối với từng doanh nghiệp dự đấu thầu.
b. Trên cơ sở tổng số điểm đã đạt của mỗi doanh nghiệp dự đấu thầu, sẽ xếp hạng thầu để xét chọn doanh nghiệp trúng thầu. Trường hợp các doanh nghiệp dự thầu có tổng số điểm bằng nhau thì ưu tiên cho doanh nghiệp tại địa bàn xã, phường, thị trấn, huyện, thành phố có chợ đấu thầu.
7. Phê duyệt và công bố kết quả trúng thầu
a. Kết quả đấu thầu sẽ được Hội đồng xét chọn thầu công bố và thông báo chính thức cho doanh nghiệp trúng thầu bằng văn bản trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân huyện, thành phố phê duyệt.
b. Trong vòng 15 ngày sau khi nhận được quyết định công nhận trúng thầu, doanh nghiệp trúng thầu phải tiến hành ký kết Hợp đồng giao nhận thầu với Ủy ban nhân dân huyện, thành phố. Nếu doanh nghiệp trúng thầu không đến mà không có lý do chính đáng thì được xem như doanh nghiệp tự bỏ kết quả trúng thầu và không được nhận lại tiền ký quỹ nêu ở Điều 8 Quy chế này, Hội đồng xét chọn thầu sẽ đề nghị Ủy ban nhân dân huyện, thành phố xem xét và có thể giao cho nhà thầu kế tiếp trong danh sách xếp hạng.
8. Những khiếu nại liên quan đến công tác đấu thầu chỉ có hiệu lực 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày công bố kết quả trúng thầu.