Điều 12. Trưởng ấp, Phó trưởng ấp có sổ ghi chép để theo dõi từng công việc cụ thể như :
- Sổ ghi biên bản các cuộc họp ;
- Sổ theo dõi tạm trú, tạm vắng ;
- Sổ ghi danh sách các hộ trong ấp ;
- Sổ ghi tài sản của ấp và những công trình của ấp quản lý ;
- Sổ theo dõi về các hộ trong ấp thực hiện các nghĩa vụ Nhà nước quy định .
Toàn bộ giấy tờ, sổ sách ghi chép liên quan đến công việc phải bảo quản, giữ gìn. Khi thay đổi người, phải bàn giao đầy đủ cho người mới. Kể cả công việc đang làm chưa xong.