Điều 7. Hồ sơ đề nghị khen thưởng và thời gian giải quyết khen thưởng
1. Hồ sơ đề nghị Sở và cấp trên khen thưởng
a) Tờ trình đề nghị khen thưởng của thủ trưởng đơn vị trực thuộc Sở.
Tờ trình phải ghi rõ tên tập thể, cá nhân, thành tích cụ thể, danh hiệu thi đua hoặc hình thức khen thưởng được đề nghị khen thưởng. Trường hợp có tập thể, cá nhân được đề nghị tặng danh hiệu thi đua trong năm, nếu được Sở công nhận thì đủ tiêu chuẩn được UBND TP tặng Bằng khen hoặc được khen thưởng danh hiệu thi đua cao hơn thì đơn vị đề nghị khen ngay trong tờ trình này.
b) Biên bản họp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của đơn vị trực thuộc Sở.
c) Báo cáo thành tích của các đối tượng được đề nghị xét khen thưởng (có nhận xét, đánh giá, xác nhận thành tích của thủ trưởng đơn vị trực thuộc Sở).
Khi bình xét thi đua khen thưởng hàng năm, đối với các cá nhân được đề nghị danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp cơ sở phải kèm theo báo cáo sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ mới hoặc các giải pháp công tác đã được Hội đồng sáng kiến hoặc Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của đơn vị công nhận. Nếu có thành tích 2 năm liền đạt danh hiệu Chiến sĩ thi đua cơ sở, cá nhân còn phải có báo cáo thành tích đề nghị UBND TP tặng Bằng khen. Nếu có thành tích 3 năm liền đạt danh hiệu Chiến sĩ thi đua cơ sở, cá nhân phải có báo cáo thành tích đề nghị UBND TP tặng danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp thành phố.
d) Đối với đơn vị là doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước, khi đề nghị các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước cho đơn vị và cá nhân là thủ trưởng đơn vị phải có xác nhận việc thực hiện hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước của cơ quan tài chính. Số năm xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách phải tương ứng với số năm lập thành tích mà tiêu chuẩn của từng hình thức khen thưởng quy định.
đ) Đối với các trường hợp đề nghị Thủ tướng Chính phủ và Chủ tịch nước xét khen thưởng, đơn vị phải có thêm bản báo cáo tóm tắt thành tích cá nhân, tập thể được đề nghị khen thưởng, khoảng 1 trang giấy A4 ( không ký tên, đóng dấu )
Khi đề nghị khen thưởng theo thủ tục đơn giản, thủ trưởng đơn vị có tờ trình đề nghị khen thưởng và bản thành tích do tập thể, cá nhân được đề nghị khen thưởng báo cáo ( có xác nhận của đơn vị) hoặc do Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Sở báo cáo, ghi rõ hành động, thành tích đã lập được.
2. Thời gian nộp hồ sơ và giải quyết khen thưởng
Hồ sơ trình Sở xét khen thưởng hoặc đề nghị cấp trên khen thưởng, các đơn vị gửi về Phòng Tổ chức cán bộ- Lao động Sở, số lượng hồ sơ: 1 bộ , riêng báo cáo thành tích của tập thể, cá nhân theo quy định số lượng cụ thể dưới đây.
Thời gian nộp hồ sơ:
a) Thời gian trình Sở xét khen thưởng thành tích theo năm kế hoạch :
- Căn cứ hướng dẫn công tác thi đua khen thưởng hàng năm của Sở.
- Đối với Trường Trung học Giao thông -Công chính, thời gian báo cáo đề nghị khen thưởng theo năm học, trình Sở trước ngày 15 tháng 7 hàng năm.
- Báo cáo thành tích của tập thể, cá nhân đề nghị Sở công nhận Lao động tiên tiến, Tập thể Lao động tiên tiến, Chiến sĩ thi đua cơ sở: 1 bản. Báo cáo thành tích của tập thể, cá nhân đề nghị UBND TP tặng danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp thành phố, danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc, Cờ thi đua xuất sắc của Thành phố, Bằng khen phải làm thành 3 bản; đề nghị Cờ thi đua của Chính phủ, danh hiệu Chiến sĩ thi đua toàn quốc, phải làm thành 6 bản.
b) Thời gian trình Sở xét khen thưởng sau mỗi đợt thi đua của đơn vị, của Sở phát động: Không quá 7 ngày, sau khi kết thúc đợt thi đua.
Khi đơn vị tổ chức thi đua theo đợt, chủ yếu do thủ trưởng đơn vị khen thưởng. Nếu có những tập thể, cá nhân lập thành tích xuất sắc, thì đơn vị đề nghị Sở tặng Giấy khen. Nếu có tập thể, cá nhân lập được thành tích đặc biệt xuất sắc thì đơn vị đề nghị UBND TP tặng Bằng khen. Báo cáo thành tích đề nghị UBND TP tặng Bằng khen phải làm thành 3 bản.
c) Thời gian trình Sở xét khen thưởng theo thủ tục đơn giản: Ngay sau khi có tập thể, cá nhân lập thành tích xuất sắc, đột xuất.
Khi đề nghị UBND TP tặng Bằng khen phải có 3 bản thành tích. Khi đề nghị Thủ tướng tặng Bằng khen hoặc Nhà nước tặng Huân chương, phải có 4 bản báo cáo thành tích kèm theo.
d) Thời gian trình Sở xét đề nghị khen thưởng Huân chương các loại, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ Chia làm 2 đợt trong năm: Trước ngày 30 tháng 4 và trước ngày 30 tháng 12. Riêng trường Trung học Giao thông -Công chính, báo cáo trước ngày 15 tháng 7.
Báo cáo thành tích của tập thể, cá nhân làm thành 4 bản.
e) Hồ sơ đề nghị Bộ GTVT, Bộ Xây dựng tặng Bằng khen và Kỷ niệm chương:
+ Đề nghị tặng Bằng khen: hồ sơ đề nghị khen thưởng và thời gian báo cáo như khen thưởng thành tích năm kế hoạch. Trường hợp khen thưởng theo các chuyên đề của các Bộ phát động, thực hiện theo các hướng dẫn cụ thể của Sở.
+ Đề nghị tặng Kỷ niệm chương: Do đơn vị xét đề nghị hàng năm, mỗi cá nhân chỉ nhận kỷ niệm chương 1 lần.
Đối với Kỷ niệm chương vì sự nghiệp Giao thông vận tải, thủ trưởng các đơn vị báo cáo danh sách, bản khai thành tích từng cá nhân và văn bản đề nghị trước ngày 30/4.
Đối với Kỷ niệm chương vì sự nghiệp Xây dựng, thủ trưởng các đơn vị báo cáo danh sách và văn bản đề nghị trước ngày 30/7.
3. Thông báo kết quả khen thưởng
a) Các tập thể, cá nhân đã được cấp có thẩm quyền quyết định khen thưởng, trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định khen thưởng, đơn vị phải thông báo cho các tập thể, cá nhân được khen thưởng biết.
b) Các tập thể, cá nhân không đủ tiêu chuẩn, điều kiện khen thưởng, trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị hoặc kể từ ngày cấp có thẩm quyền có ý kiến đối với hồ sơ đề nghị khen thưởng, phòng Tổ chức cán bộ-lao động Sở phải thông báo cho đơn vị trình khen biết.
4. Lưu trữ hồ sơ khen thưởng
Các đơn vị thuộc Sở có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ khen thưởng và đề nghị khen thưởng của cấp mình. Phòng tổ chức cán bộ- lao động Sở lưu trữ hồ sơ đề nghị khen thưởng và quyết định của Sở để thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ, giải quyết đơn, thư khiếu nại hoặc xác nhận các đối tượng được khen thưởng khi có yêu cầu. Hết thời hạn quy định, hồ sơ phải được bàn giao cho bộ phận lưu trữ theo quy định.