Điều 5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ
1. Giữ gìn và bảo quản cẩn thận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trong thời gian được giao sử dụng; không được tẩy xóa, sửa chữa nội dung trong hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; không được cho người khác sử dụng, không được sử dụng vào mục đích khác trái với quy định này.
2. Chỉ được sử dụng một loại hộ chiếu cho mỗi chuyến đi công tác nước ngoài phù hợp với quyết định cử đi công tác và tính chất công việc thực hiện ở nước ngoài, trừ trường hợp đặc biệt theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.
3. Không được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ để đi nước ngoài với mục đích cá nhân và các mục đích khác không mang tính chất công vụ.
4. Sau khi kết thúc chuyến công tác, trong thời gian 05 ngày làm việc (kể từ ngày nhập cảnh Việt Nam) phải nộp lại hộ chiếu cho Sở Ngoại vụ cất giữ và quản lý theo quy định, trừ trường hợp có lý do chính đáng thì cơ quan quản lý cán bộ, công chức phải có văn bản thông báo cho Sở Ngoại vụ.
5. Trường hợp bị mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ:
a) Nếu làm mất hộ chiếu ở trong nước: Thủ trưởng cơ quan và cá nhân cán bộ, công chức được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải khai báo ngay với cơ quan Công an nơi xảy ra sự việc và thông báo ngay bằng văn bản cho Sở Ngoại vụ để làm thủ tục đề nghị hủy hộ chiếu;
b) Nếu làm mất hộ chiếu ở nước ngoài: Phải khai báo ngay với cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại và với Đại sứ quán hoặc cơ quan Lãnh sự Việt Nam nơi gần nhất để có biện pháp giúp đỡ; khi về nước phải báo cáo với Chủ tịch UBND tỉnh và Sở Ngoại vụ.
6. Khi thay đổi cơ quan làm việc, phải có thông báo bằng văn bản đến Sở Ngoại vụ để thực hiện việc điều chỉnh hồ sơ quản lý hộ chiếu theo quy định.
7. Trong trường hợp có quyết định cử đi công tác nước ngoài mà hộ chiếu đã hết hạn hoặc thời gian sử dụng hộ chiếu còn dưới 6 tháng, cần liên hệ với Sở Ngoại vụ hỗ trợ thủ tục xin gia hạn hoặc cấp đổi hộ chiếu mới.