Điều 4. Trách nhiệm của cơ quan quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ
1. UBND tỉnh Bắc Giang thống nhất quản lý nhà nước về hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ trên địa bàn tỉnh và ủy quyền cho Sở Ngoại vụ trực tiếp quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức trong tỉnh.
2. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:
a) Lập sổ theo dõi việc giao, nhận hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ khi lưu giữ tại Sở, không để thất lạc, ẩm mốc, hư hỏng.
b) Bàn giao hộ chiếu ngoại giao, công vụ cho cán bộ, công chức khi có văn bản đồng ý hoặc cử đi công tác nước ngoài. Việc bàn giao hộ chiếu phải có ký nhận. Nếu hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 6 tháng thì thông báo cho người sử dụng biết trước khi có quyết định cử đi công tác nước ngoài theo quy định để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
c) Thu giữ và quản lý hộ chiếu ngoại giao, công vụ của cán bộ, công chức sau mỗi chuyến đi công tác nước ngoài theo quy định và không giao hộ chiếu cho những cán bộ, công chức khi chưa có văn bản cử hoặc cho phép đi công tác nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền;
d) Chuyển Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hủy giá trị hộ chiếu của những người không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, bao gồm cả những người đã nghỉ hưu, thôi việc, hết nhiệm kỳ công tác, ra khỏi biên chế, bị chết, bị mất tích.
e) Chuyển hộ chiếu ngoại giao, công vụ cho cơ quan quản lý hộ chiếu theo quy định khi người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ điều chuyển công tác ra ngoài tỉnh.
f) Kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh và thông báo cho cơ quan quản lý cán bộ, công chức về việc người được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ chậm giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý sau khi nhập cảnh về nước theo quy định và có biện pháp đôn đốc, thu hồi hộ chiếu.
g) Thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) về việc hộ chiếu do cơ quan mình quản lý bị mất, bị hỏng.
h) Định kỳ hằng năm, tổng hợp, báo cáo tình hình cấp, sử dụng, quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định. Đề xuất với Chủ tịch UBND tỉnh biện pháp xử lý vi phạm đối với việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.