Điều 25. Cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh
1. Hồ sơ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh 01 bộ (bản chính) gồm:
a) Công văn đề nghị cấp đổi của tập thể hoặc đơn đề nghị cấp đổi của cá nhân, hộ gia đình (mẫu 1.1, 1.2 - Phụ lục I) khi có hiện vật khen thưởng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng và hư hỏng vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do in sai bằng kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi;
b) Công văn đề nghị cấp đổi của Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch UBND cấp xã kèm danh sách (mẫu 1.3 - Phụ lục I) gửi Chủ tịch UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ) đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh.
2. Thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh
a) Tập thể có công văn, cá nhân, hộ gia đình có đơn đề nghị cấp đổi gửi trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính đến cơ quan, tổ chức, đơn vị (nơi đang công tác hoặc nơi cư trú) kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi;
b) Sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp xã tổng hợp và gửi công văn đề nghị cấp đổi kèm theo danh sách và hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng gửi trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Nội vụ xem xét, trình Chủ tịch UBND tỉnh cấp đổi;
c) Xác nhận khen thưởng và thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng
Căn cứ công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của Sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp xã, Sở Nội vụ tra cứu và trình Chủ tịch UBND tỉnh thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng đồng thời thu lại hiện vật khen thưởng cũ hỏng.
Hiện vật khen thưởng cấp đổi do Sở Nội vụ chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn theo mẫu quy định.
Mẫu bằng cấp đổi in theo thiết kế tại thời điểm tập thể, cá nhân được khen thưởng, trong đó phía dưới bên phải bằng in sẵn mẫu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm đó; phía dưới bên trái bằng ghi “Quyết định khen thưởng số, ngày, tháng, năm, số sổ vàng” và ghi “chứng nhận cấp đổi bằng số, ngày, tháng, năm” của Chủ tịch UBND tỉnh. Tập thể, cá nhân khi được cấp đổi bằng sẽ được nhận kèm theo giấy chứng nhận cấp đổi (Mẫu 1.4 - Phụ lục I).
3. Thời gian giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh:
Sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp xã trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi của tập thể, cá nhân, hộ gia đình gửi hồ sơ tới Chủ tịch UBND tỉnh (qua Sở Nội vụ).
Sở Nội vụ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ trả kết quả cấp đổi cho Sở, ban, ngành tỉnh, UBND cấp xã.
4. Hiện vật khen thưởng thu lại do cấp đổi, Sở Nội vụ có trách nhiệm thực hiện xử lý, tiêu hủy theo quy định hiện hành.