Điều 7. Quy trình giải quyết
1. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch UBND tỉnh:
1.1. Bước 1: Các cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất 20 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức đối với hội nghị, hội thảo cần xin ý kiến của các cơ quan Trung ương và 15 ngày đối với trường hợp không cần xin ý kiến của cơ quan Trung ương.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ các giấy tờ có trong hồ sơ; yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.
1.2. Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong vòng 01 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ có công văn lấy ý kiến các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế.
1.3. Bước 3: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo có ý kiến trả lời. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan chuyên môn phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.
1.4. Bước 4: Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản ý kiến của các cơ quan chuyên môn liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.
1.5. Bước 5: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản của sở Ngoại vụ, UBND tỉnh xem xét hồ sơ và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức.
1.6. Bước 6: Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ nhận kết quả theo biên nhận hoặc biên lai gửi hồ sơ theo đường bưu điện.
2. Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Ngoại vụ:
2.1. Bước 1: Các cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp 01 bộ hồ sơ theo quy định tại Điều 6 trực tiếp hoặc qua đường bưu điện tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ. Thời gian nộp hồ sơ ít nhất 07 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tổ chức.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ các giấy tờ có trong hồ sơ; yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ.
2.2. Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong vòng 01 ngày làm việc, Sở Ngoại vụ có công văn lấy ý kiến các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu thấy cần thiết).
2.3. Bước 3: Trong vòng 04 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Sở Ngoại vụ, các cơ quan chuyên môn liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo có ý kiến trả lời. Trong trường hợp không nhận được ý kiến trả lời thì được coi như đồng ý và cơ quan chuyên môn phải chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.
2.4. Bước 4: Trong vòng 02 ngày làm việc, sau khi nhận được ý kiến của các cơ quan chuyên môn liên quan, Sở Ngoại vụ tổng hợp ý kiến, xem xét và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho tổ chức.
2.5. Bước 5: Các cơ quan, tổ chức liên hệ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ nhận kết quả theo biên nhận hoặc biên lai gửi hồ sơ theo đường bưu điện.