Điều 6. Hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Cơ quan, tổ chức xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nộp hồ sơ bao gồm:
1. Công văn đề nghị cho tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (theo mẫu Phụ lục I).
2. Đề án hoặc kế hoạch tổ chức gồm những nội dung cụ thể sau:
2.1. Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo quốc tế;
2.2. Thời gian, địa điểm, chương trình làm việc, địa điểm tham quan, khảo sát và các hoạt động bên lề hội nghị, hội thảo (nếu có);
2.3. Những nội dung sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế gửi kèm báo cáo, tài liệu, tập gấp, tờ rơi, bản đồ (nếu có). Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt Nam.
2.4. Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến);
2.5. Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
2.6. Kinh phí: dự trù kinh phí tổ chức và nguồn kinh phí (do cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo tự đảm bảo hay được tài trợ, nếu được tài trợ phải ghi rõ tên đơn vị, tổ chức tài trợ).
3. Danh sách, thành phần đại biểu tham dự hội nghị, hội thảo: Bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu có quốc tịch nước ngoài (đại biểu nước ngoài cần ghi rõ họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh).
4. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế là doanh nghiệp; Bản sao có chứng thực Giấy phép hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam đối với tổ chức nước ngoài.
5. Đối với các hội nghị, hội thảo về tư vấn du học cần có văn bản ký kết hợp tác về du học, đào tạo giữa đơn vị tổ chức tư vấn với phía đối tác nước ngoài.