Điều 5. Quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính
1. Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính:
a) Sở Nội vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã;
b) Phòng Nội vụ quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính cấp huyện, cấp xã;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính cấp xã.
2. Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới hành chính thực hiện lưu trữ, bảo quản hồ sơ đảm bảo tính an toàn lâu dài. Trường hợp hồ sơ địa giới hành chính bị hư hỏng hoặc mất phải báo cáo ngay Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lý; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp báo cáo ngay lên cơ quan cấp trên trực tiếp đề nghị sao lại hồ sơ. Đồng thời, chỉ đạo cơ quan chức năng liên quan phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác minh, điều tra nguyên nhân để xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ địa giới hành chính:
a) Giám đốc Sở Nội vụ quyết định việc khai thác, sử dụng đối với hồ sơ địa giới hành chính được quản lý, lưu trữ tại Sở Nội vụ;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc khai thác, sử dụng đối với hồ sơ địa giới hành chính được quản lý, lưu trữ tại cấp huyện;
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã quyết định việc khai thác, sử dụng đối với hồ sơ địa giới hành chính được quản lý, lưu trữ tại cấp xã.
4. Khi có vướng mắc liên quan đến xác định đường địa giới hành chính trên thực địa, Ủy ban nhân dân các cấp căn cứ vào hồ sơ địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính để giải quyết và báo cáo lên cơ quan cấp trên trực tiếp về kết quả giải quyết; trường hợp không giải quyết được thì báo cáo tình hình và xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên trực tiếp để giải quyết. Việc giải quyết các vướng mắc liên quan đến đường địa giới hành chính thực hiện theo nguyên tắc:
a) Vướng mắc về đất đai liên quan đến đường địa giới hành chính cấp nào thì trên cơ sở các quy định và trình tự hiện hành của Nhà nước, Ủy ban nhân dân các đơn vị hành chính cấp đó trao đổi với nhau để thống nhất giải quyết, có sự chứng kiến của Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp; trong trường hợp đã giải quyết hoặc chưa giải quyết được phải báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) và nêu rõ lý do;
b) Tình trạng xâm canh thực hiện giải quyết theo quy định hiện hành của pháp luật về đất đai;
c) Tình trạng xâm cư thực hiện giải quyết theo quy định của Luật Cư trú hiện hành.
5. Trong trường hợp có thay đổi về đường địa giới hành chính theo quyết định của cấp có thẩm quyền, hồ sơ địa giới hành chính cần phải được cập nhật, chỉnh lý theo đúng trình tự, thủ tục pháp luật quy định.
6. Khi có Nghị quyết, Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc điều chỉnh, thay đổi địa danh dân cư (chia, tách, sáp nhập, đổi tên thôn, tổ dân phố), cơ quan trực tiếp quản lý hồ sơ địa giới hành chính phải cập nhật, bổ sung văn bản của cấp có thẩm quyền trong hồ sơ địa giới hành chính.
7. Việc đo đạc, biên tập, in ấn các loại bản đồ chuyên đề có thể hiện đường địa giới hành chính, mốc địa giới hành chính phải đảm bảo tính chính xác, thống nhất theo hồ sơ địa giới hành chính có hiệu lực pháp lý hiện hành.
8. Khi có bộ hồ sơ địa giới hành chính mới được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành, bộ hồ sơ địa giới hành chính cũ được đưa vào quản lý, lưu trữ theo quy định.
9. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản quản lý, lưu trữ hồ sơ địa giới hành chính chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp về hồ sơ địa giới hành chính được giao quản lý. Khi có thay đổi vị trí hoặc nghỉ công tác, phải tổ chức bàn giao hồ sơ địa giới hành chính cho người kế nhiệm để tiếp tục quản lý theo quy định.