Điều 30. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc
1. Tất cả văn bản, tài liệu, hồ sơ (kể cả văn bản liên thông) gửi UBND thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch phải được vào Sổ đăng ký văn bản đến của Văn phòng. Trường hợp chuyên viên Văn phòng nhận trực tiếp, phải chuyển lại cho Phòng Hành chính - Tổ chức làm thủ tục vào sổ. Việc phát, chuyển văn bản, tài liệu, hồ sơ phải có ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng trước khi chuyển đến tổ chức, cá nhân xử lý theo thẩm quyền. Văn phòng tổ chức lập danh mục hồ sơ theo vấn đề, nội dung để theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý theo đúng quy định hiện hành.
2. Các văn bản, tài liệu, hồ sơ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND cấp huyện, các tổ chức, đoàn thể ở địa phương trình UBND thành phố, Chủ tịch, Phó Chủ tịch phải do cấp trưởng (hoặc ủy nhiệm cho cấp phó) ký và đóng dấu đúng thẩm quyền, đúng hình thức, thể thức quy định. Đối với hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính thực hiện theo pháp luật xử lý vi phạm hành chính.
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng của các cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan, báo cáo giải trình việc tiếp thu ý kiến tham gia của các cơ quan có liên quan, kể cả ý kiến thẩm định, có thể làm thành một văn bản riêng hoặc thành một nội dung trong tờ trình. Nếu đã có công văn xin ý kiến nhưng cơ quan liên quan chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa có ý kiến. Các nội dung liên quan đến quyền và nghĩa vụ của công dân phải có ý kiến của Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố hoặc của các tổ chức chính trị - xã hội thành phố.
4. Các văn bản, công văn, tờ trình, trình giải quyết công việc phải là bản chính, phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày (ưu tiên gửi văn bản điện tử, văn bản liên thông) và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ có thẩm quyền xử lý. Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên cơ quan đó ở phần “Nơi nhận” của văn bản.
5. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của UBND thành phố, thủ tục gửi văn bản đến UBND thành phố thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến UBND thành phố có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.
6. Đối với văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, đề án, kế hoạch:
a) Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan chủ trì phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước UBND thành phố, Chủ tịch và trước pháp luật về nội dung văn bản; chủ động tiến hành đầy đủ các thủ tục lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của sở, ban ngành có liên quan, kể cả ý kiến cơ quan được phân công thẩm định (của Sở Tư pháp nếu là văn bản quy phạm pháp luật); chịu trách nhiệm giải trình, tiếp thu ý kiến của cơ quan thẩm định, ý kiến của thành viên UBND thành phố để hoàn chỉnh dự thảo văn bản trước khi trình; hoàn chỉnh hồ sơ, trực tiếp ký tờ trình và ký tắt vào dự thảo văn bản để trình UBND thành phố, Chủ tịch;
b) Văn phòng theo dõi trong suốt quá trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, các chương trình, đề án; thường xuyên phối hợp với cơ quan chủ trì, đôn đốc, kiểm tra quá trình chuẩn bị, tham gia ý kiến để bảo đảm việc chuẩn bị đúng tiến độ, đúng trình tự, thủ tục, khách quan, đúng chỉ đạo của UBND thành phố, Chủ tịch; đôn đốc cơ quan thẩm định thực hiện nhiệm vụ;
c) Cơ quan được phân công thẩm định, cử người tham gia trong suốt quá trình xây dựng chương trình, đề án; tổ chức việc thẩm định đề án, chương trình trước khi Giám đốc sở, Thủ trưởng cơ quan chủ trì chính thức ký trình UBND thành phố, Chủ tịch;
d) Thủ trưởng cơ quan phối hợp có trách nhiệm cừ người tham gia theo đề nghị của cơ quan chủ trì. Người đại diện của cơ quan phối hợp phải đề cao trách nhiệm tham gia xây dựng và thường xuyên báo cáo, xin ý kiến Thủ trưởng cơ quan trong quá trình tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, chương trình, đề án;
đ) Đối với việc chuẩn bị các văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục chuẩn bị còn phải thực hiện theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
e) Để hoàn chỉnh dự thảo, cơ quan chủ trì phải lấy ý kiến chính thức của các cơ quan liên quan bằng hình thức tổ chức họp hoặc gửi hồ sơ xin ý kiến. Việc gửi hồ sơ xin ý kiến có thể được thực hiện qua mạng máy tính hoặc qua hộp thư điện tử. Văn bản tiếp thu, giải trình ý kiến tham gia của sở, ban ngành có liên quan phải được đưa vào hồ sơ trình. Đối với các nội dung thuộc thẩm quyền của UBND, các thành viên UBND thành phố phải có ý kiến (thống nhất, không thống nhất, hoặc thống nhất có điều chỉnh) theo đề nghị của cơ quan được giao nhiệm vụ chủ trì tổng hợp nội dung, tham mưu đề xuất cho UBND thành phố, Chủ tịch xem xét, ban hành.
7. Đối với các báo cáo có tính chất chuyên môn, chuyên ngành:
a) Thủ trưởng cơ quan chủ trì chịu trách nhiệm toàn diện về nội dung và hồ sơ trình, chủ động tiến hành đầy đủ các thủ tục lấy ý kiến và tiếp thu ý kiến của sở, ngành có liên quan; chịu trách nhiệm giải trình, tiếp thu ý kiến của cơ quan để hoàn chỉnh dự thảo báo cáo trước khi trình; hoàn chỉnh hồ sơ, trực tiếp ký tờ trình và ký tắt vào dự thào báo cáo để trình UBND thành phố, Chủ tịch;
b) Văn phòng theo dõi Quá trình xây dựng các báo cáo chuyên môn, chuyên ngành; thường xuyên phối hợp với cơ quan chủ trì, đôn đốc, kiểm tra quá trình chuẩn bị, tham gia ý kiến để bảo đảm việc chuẩn bị đúng tiến độ, đúng trình tự, thủ tục, khách quan, đúng chỉ đạo của UBND thành phố, Chủ tịch; đôn đốc cơ quan chủ trì thực hiện nhiệm vụ;
c) Thủ trưởng cơ quan phối hợp có trách nhiệm gửi báo cáo hoặc cử người tham gia theo đề nghị của cơ quan chủ trì. Người đại diện của cơ quan phối hợp phải đề cao trách nhiệm tham gia xây dựng báo cáo và thường xuyên báo cáo, xin ý kiến Thủ trưởng cơ quan trong quá trình tham gia xây dựng báo cáo chuyên môn, chuyên ngành, báo cáo kinh tế - xã hội;
d) Để hoàn chỉnh dự thảo báo cáo có tính chất tổng hợp, cơ quan chủ trì phải lấy ý kiến chính thức của các cơ quan liên quan bằng hình thức gửi báo cáo, tổ chức họp hoặc gửi dự thảo báo cáo xin ý kiến. Việc gửi báo cáo, dự thảo báo cáo xin ý kiến có thể được thực hiện qua mạng máy tính hoặc qua hộp thư điện tử. Văn bản tiếp thu báo cáo của sở, ban ngành liên quan phải được đưa vào hồ sơ trình.