Điều 9. Đăng ký và t hông báo tổ chức HNTHTT
1. Cơ quan chủ trì cuộc họp đăng ký lịch HNTHTT với Sở Thông tin và Truyền thông trước 03 ngày làm việc để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ HNTHTT.
2. Cơ quan chủ trì thông báo nêu rõ các điểm cầu phụ (các cơ quan, đơn vị dự họp); văn bản thông báo nêu rõ các nội dung sau: Tên cơ quan chủ trì HNTHTT (điểm cầu chính); số lượng, tên cơ quan thành phần dự họp (điểm cầu phụ); thời gian họp chính thức; thời gian vận hành hệ thống trước HNTHTT.
Cơ quan chủ trì HNTHTT nếu có nhu cầu ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp hoặc các yêu cầu về kỹ thuật khác (trình chiếu slide, phát video) trao đổi với Sở Thông tin và Truyền thông trước khi cuộc họp diễn ra tối thiểu 01 (một) ngày làm việc.
3. Trường hợp đột xuất, khẩn cấp như thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, theo chỉ đạo của Thường trực Tỉnh uỷ, Thường trực HĐND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, cơ quan chủ trì thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông theo số điện thoại 0204.3829.006 và các đơn vị liên quan để chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.