Điều 7. Nguyên tắc sử dụng HNTHTT
1. Hệ thống HNTHTT của tỉnh được sử dụng theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị; trước khi tổ chức HNTHTT, các cơ quan, đơn vị chủ trì đăng ký lịch với Sở Thông tin và Truyền thông để đảm bảo điều kiện kỹ thuật HNTHTT.
2. Các cơ quan, đơn vị được bố trí thiết bị HNTHTT không sử dụng, di chuyển và cài đặt các thiết bị HNTHTT để phục vụ công việc khác không thuộc chức năng của hệ thống hoặc sử dụng hệ thống không đúng với mục đích được quy định tại Điều 5 Quy chế này. Đảo bảo an toàn thông tin cho hệ thống, giữ bí mật tài khoản truy cập hệ thống. Mọi thông tin tiếp nhận và cung cấp trên hệ thống phải đảm bảo nguyên tắc bảo mật thông tin và đúng với các quy định của Luật an toàn thông tin mạng năm 2015.
3. Đảm bảo điều kiện an toàn cho hệ thống, không để các vật dễ cháy nổ gần các thiết bị của hệ thống; đảm bảo nhiệt độ, nguồn điện ổn định cho hệ thống khi đang sử dụng.
4. Có sổ nhật ký để ghi chép những thông tin trực kỹ thuật tại các phiên họp HNTHTT, hồ sơ ký xác nhận và lưu giữ làm tư liệu để quản lý, vận hành và phát triển hệ thống họp HNTHTT của tỉnh.
5. Cán bộ vận hành hệ thống HNTHTT phải được đào tạo, tập huấn vận hành sử dụng hệ thống HNTHTT.