Điều 7. Tổ chức và quản lý đoàn ra
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm:
a) Tham mưu trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định hoặc cho phép đối với các cán bộ, công chức, viên chức đi ra nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý; phối hợp với Sở Nội vụ và Công an tỉnh theo dõi, quản lý việc đi nước ngoài đối với các cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý theo quy định của pháp luật.
b) Chủ trì phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan theo dõi, quản lý, định kỳ hàng tháng, quý, năm tổng hợp báo cáo thống kê số liệu đoàn ra của tỉnh.
c) Hướng dẫn các đoàn đi công tác chủ động liên hệ, tham khảo trước ý kiến của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các cơ quan liên quan; kịp thời phối hợp với Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề phức tạp, nhạy cảm phát sinh; thông báo kết quả cho Bộ Ngoại giao sau khi kết thúc đợt công tác.
2. Đối với cán bộ, công chức, viên chức, sỹ quan ở các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh được mời tham gia đoàn công tác của tỉnh thì cơ quan quản lý trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức, sỹ quan xin phép cơ quan thẩm quyền cấp trên đồng ý bằng văn bản, kèm vào hồ sơ gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tham mưu trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
3. Đối với các đoàn đi nước ngoài từ cấp Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh trở lên, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở địa bàn nơi đoàn đến hoạt động trước ít nhất 07 (bảy) ngày làm việc về nội dung, Chương trình hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế tiếp nhận đồng thời gửi thông báo cho Bộ Ngoại giao.
4. Đối với các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh:
a) Đối với những chức danh cán bộ là Ủy viên Ban Thường vụ, Ủy viên Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh trước khi tham gia đoàn đi công tác nước ngoài theo Chương trình của ngành dọc Trung ương hoặc theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị có liên quan (ngoài Chương trình của tỉnh) thì cơ quan chủ quản cán bộ phải có văn bản báo cáo Thường trực Tỉnh ủy (nêu rõ thời gian, mục đích chuyến đi); trước khi ra nước ngoài về việc riêng thì cơ quan chủ quản cán bộ phải có văn bản xin ý kiến của Thường trực Tỉnh ủy (nêu rõ thời gian, mục đích chuyến đi).
b) Các chức danh cán bộ khác (ngoài các chức danh nêu tại Điểm a Khoản này) trước khi đi công tác nước ngoài theo Chương trình của ngành dọc Trung ương hoặc theo lời mời của các cơ quan, đơn vị có liên quan (ngoài Chương trình của tỉnh) và ra nước ngoài về việc riêng thì cơ quan chủ quản cán bộ phải có văn bản thông báo (nêu rõ thời gian, mục đích chuyến đi) cho Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và Công an tỉnh để tổng hợp, theo dõi và phối hợp quản lý.
c) Khi nhận được văn bản đề nghị cử cán bộ tham gia đoàn công tác của tỉnh, cần kịp thời có ý kiến phản hồi, bảo đảm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác đối ngoại của tỉnh.
5. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
a) Quản lý, hướng dẫn các cá nhân thuộc quyền đi công tác nước ngoài hoặc đi nước ngoài về việc riêng theo đúng quy định của Nhà nước.
b) Tổ chức quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của cán bộ, công chức theo qui định và đảm bảo hộ chiếu được sử dụng đúng mục đích, đối tượng.
6. Cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài công tác có trách nhiệm:
a) Xây dựng nội dung của chuyến công tác gồm mục đích, nhiệm vụ, lịch trình, địa điểm, kinh phí của chuyến công tác, tham luận, bài phát biểu… để thông qua Thủ trưởng đơn vị và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Trong thời gian học tập, tham quan, khảo sát, dự hội nghị, hội thảo… ở nước ngoài, cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện đúng chương trình, kế hoạch, thời gian, địa điểm và kinh phí đã được duyệt, có trách nhiệm giữ gìn bí mật quốc gia, tuân thủ đúng pháp luật của nước sở tại. Trường hợp có những yêu cầu ngoài chương trình, kế hoạch đã được duyệt phải kịp thời báo cáo đến Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và xin ý kiến Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc Trưởng cơ quan Đại diện Ngoại giao Việt Nam tại nước sở tại.
c) Thực hiện đúng quy định tại Điều 4 Quyết định số 58/2012/QĐ-TTg ngày 24 tháng 12 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.
d) Trưởng đoàn, cá nhân (trường hợp đi công tác độc lập) phải gửi báo cáo về kết quả chuyến công tác cho Ủy ban nhân dân tỉnh và cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý. Nội dung báo cáo gồm: Lịch trình chuyến đi có ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung trao đổi, họ tên và chức vụ cá nhân, tên của tổ chức nước ngoài mà đoàn đã làm việc; đánh giá kết quả chuyến đi, các kiến nghị và đề xuất kèm theo văn bản thỏa thuận, ghi nhớ hoặc hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài (nếu có); danh mục tài liệu đã thu thập được và những phát sinh trong chuyến công tác.
e) Cán bộ là đảng viên đi công tác nước ngoài, ngoài việc phải thực hiện những quy định chung tại Quy chế này còn có trách nhiệm thực hiện Quy định số 17/QĐ-TW ngày 10 tháng 12 năm 1996 của Bộ Chính trị về nhiệm vụ của đảng viên khi ra nước ngoài.