Điều 10. Tiến hành xác minh
1. Làm việc với người khiếu nại hoặc người đại diện hợp pháp của người khiếu nại để xác định lại những nội dung, yêu cầu khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại, đồng thời yêu cầu cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung khiếu nại.
2. Làm việc với người bị khiếu nại, người có liên quan để làm rõ những quyết định hành chính, hành vi hành chính, quyết định kỷ luật bị khiếu nại; đồng thời thu thập tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung khiếu nại.
3. Trước khi làm việc với người khiếu nại hoặc người đại diện hợp pháp của người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan cần nghiên cứu kỹ đặc điểm, tính cách, trạng thái tâm lý của họ và phải chuẩn bị kỹ, cụ thể nội dung làm việc để có phương pháp phù hợp, chủ động trong quá trình làm việc; các buổi làm việc phải lập biên bản theo mẫu số 24-Hệ thống mẫu biểu Thanh tra.
4. Nghiên cứu hồ sơ tài liệu, các báo cáo giải trình (chú ý tập trung các nội dung cần xác minh làm rõ).
5. Căn cứ kế hoạch xác minh đã được duyệt, Đoàn thanh tra hoặc Tổ xác minh tiến hành xác minh các nội dung khiếu nại. Quá trình xác minh cần chú ý:
a) Tập trung xác minh triệt để, làm rõ những nội dung khiếu nại; chú ý thu thập cả thông tin, tài liệu chứng minh nội dung khiếu nại là đúng cũng như thông tin, tài liệu chứng minh nội dung khiếu nại là không đúng để có kết luận khách quan về nội dung khiếu nại;
b) Quá trình xác minh, kết luận nội dung khiếu nại Đoàn thanh tra hoặc Tổ xác minh có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để công khai ghi âm, ghi hình, chụp ảnh để đảm bảo tính chính xác, khách quan trong giải quyết khiếu nại;
c) Khi thực hiện kế hoạch xác minh, nếu phát hiện có tình tiết, nội dung mới có liên quan tới nội dung khiếu nại cần phải làm rõ thì Trưởng đoàn thanh tra hoặc Tổ trưởng Tổ xác minh báo cáo xin ý kiến, nếu được sự đồng ý của Thủ trưởng có thẩm quyền mới được tiến hành xác minh (trừ trường hợp nếu trì hoãn thì tài liệu, chứng cứ có thể bị tiêu hủy hoặc gây khó khăn cho việc thanh tra, thu thập tài liệu sau này, nhưng phải lập biên bản chặt chẽ, người quyết định phải chịu trách nhiệm và phải báo cáo ngay sau đó);
d) Khi thu giữ các tài liệu, phải yêu cầu người cung cấp hoặc Thủ trưởng đơn vị quản lý tài liệu ký xác nhận và lập biên bản thành hai bản (bên giao, bên nhận mỗi bên một bản); chi tiết, tỷ mỷ, có thống kê đầy đủ; nếu là tài liệu phô tô phải kiểm tra đối chiếu bản chính để xác định tính chính xác của tài liệu. Đối với các vật chứng, khi thu giữ phải đảm bảo tính nguyên vẹn hoặc nếu không thể xác định ngay được số lượng và chất lượng của vật chứng thì phải niêm phong theo đúng quy định.
6. Trong quá trình giải quyết khiếu nại, người giải quyết khiếu nại phải tổ chức đối thoại theo quy định tại Điều 9 của Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ. Quá trình tổ chức đối thoại cần chú ý:
a) Trong quá trình giải quyết khiếu nại lần đầu người giải quyết khiếu nại phải trực tiếp gặp gỡ, đối thoại với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan để làm rõ nội dung khiếu nại, yêu cầu của người khiếu nại và hướng giải quyết khiếu nại; việc gặp gỡ, đối thoại phải tiến hành công khai, dân chủ; nếu thấy cần thiết có thể mời đại diện tổ chức chính trị - xã hội tham dự.
Đối với việc giải quyết khiếu nại lần hai, việc gặp gỡ, đối thoại trực tiếp chỉ thực hiện khi thấy cần thiết. Trong trường hợp khiếu nại là vụ việc phức tạp, thì người giải quyết khiếu nại lần hai phải gặp gỡ, đối thoại trực tiếp với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền và lợi ích liên quan. Việc gặp gỡ, đối thoại được tiến hành như lần đầu;
b) Trước khi tổ chức đối thoại giữa người khiếu nại, người bị khiếu nại và người có liên quan cần có thông báo trước theo mẫu số 05-Hệ thống mẫu biểu Thanh tra ;
c) Khi gặp gỡ, đối thoại, người giải quyết khiếu nại phải nêu rõ nội dung cần đối thoại., kết quả việc xác minh nội dung vụ việc khiếu nại (đối với những trường hợp phải tiến hành đối thoại nhiều lần); người tham gia đối thoại có quyền phát biểu ý kiến, đưa ra những bằng chứng liên quan đến vụ việc khiếu nại và yêu cầu của mình. Người giải quyết khiếu nại cần có thái độ bình tĩnh, đúng mức; chú ý phát hiện những mâu thuẫn trong lời trình bày của họ để tiếp tục làm rõ sự thật;
d) Đối với các vụ việc phức tạp đã thực hiện đối thoại mà thấy còn có những tình tiết, sự kiện mâu thuẫn phải tiến hành xác minh để xác định bản chất sự việc;
e) Các cuộc đối thoại phải lập biên bản theo mẫu số 23 - Hệ thống mẫu biểu Thanh tra.
7. Tổng hợp lại toàn bộ kết quả đã xác minh, căn cứ những tài liệu đã thu thập được, đối chiếu với nội dung khiếu nại nếu thấy đủ cơ sở kết luận thì kết thúc việc xác minh.