Điều 5. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, gồm:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật, gồm:
a) Người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này.
b) Người đứng đầu sở, ban, ngành tỉnh và tương đương.
c) Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường.
d) Người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc cơ quan quy định tại khoản 1 Điều này.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật bao gồm:
a) Những người quy định tại khoản 2 Điều này.
b) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng và tương đương thuộc cơ quan quy định tại điểm d khoản 2 Điều này; Trưởng phòng của Ủy ban nhân dân cấp xã.
4. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền chp phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước.
Việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng, trước pháp luật. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác.
5. Người có thẩm quyền quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này chỉ được cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc thẩm quyền quản lý.
6. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền cho các đồng chí Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh được thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và Quyết định phân công công việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh). Trong trường hợp cần thiết, việc ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thể hiện bằng văn bản, trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyên.
7. Đơn vị lực lượng vũ trang thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước theo quy định của Bộ Quốc phòng và Bộ Công an.
8. Việc sao tài liệu bí mật nhà nước được quy định như sau:
a) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước là văn bản giấy phải đóng dấu "Bản sao bí mật nhà nước" theo mẫu quy định tại Nghị định số 63/2026/NĐ-CP ngày 28/02/2026 của Chính phủ, được người có thẩm quyền cho phép sao ký tên, đóng dấu của cơ quan, đơn vị, địa phương.
Trường hợp sao nhiều bản cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nhân bản (photocopy) từ bản sao đầu tiên, đã được đóng dấu "Bản sao bí mật nhà nước", có chữ ký của người có thẩm quyền cho phép sao; sau đó, đóng dấu của cơ quan, đơn vị, địa phương trên các bản sao.
Đối với cơ quan, đơn vị, địa phương không có con dấu riêng thì người có thẩm quyền cho phép sao ký trực tiếp tại dấu "Bản sao bí mật nhà nước";
b) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước là văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của người có thẩm quyền cho phép sao.
c) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước được gửi đến đúng nơi nhận được người có thẩm quyền sao cho phép.
9. Việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được quy định như sau:
a) Phải có văn bản ghi nhận việc chụp theo mẫu quy định tại Nghị định số 63/2026/NĐ-CP ngày 28/02/2026 của Chính phủ; văn bản ghi nhận việc chụp được gửi kèm theo bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến nơi nhận.
b) Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được gửi đến đúng nơi nhận được người có thẩm quyền chụp cho phép.
10. Việc sao, chụp phải được ghi vào "Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước" để quản lý. Chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép; người thực hiện sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước có trách nhiệm hủy bỏ ngay bản dư thừa, bản hỏng bảo đảm không thể khôi phục.
11. Bản sao, chụp được thực hiện theo quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như bản chính, bản gốc.
12. Người được giao thực hiện việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải là cán bộ, công chức, viên chức và sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức công tác trong lực lượng vũ trang nhân dân, người làm việc trong tổ chức cơ yếu có liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước hoặc người làm công tác liên quan đến bí mật nhà nước.
13. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành tại địa điểm bảo đảm an toàn do người đứng đầu của cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định.
14. Phương tiện, thiết bị sử dụng để sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước không được kết nối với mạng máy tính (trừ mạng LAN độc lập), mạng Internet, mạng viễn thông, trừ trường hợp thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu và quy định khác của pháp luật có liên quan.
15. Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định pháp luật về cơ yếu.
16. Mẫu dấu bản sao bí mật nhà nước; mẫu văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước; mẫu sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước; hình thức ký số của người có thẩm quyền trên bản sao văn bản điện tử bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định số 63/2026/NĐ-CP ngày 28/02/2026 của Chính phủ.