Điều 10. Cập nhật, xử lý hồ sơ, chuyển dữ liệu điện tử và trao đổi thông tin giữa nội bộ các cơ quan giải quyết thủ tục hành chính
1. Cán bộ, công chức, viên chức được giao thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính có trách nhiệm cập nhật, xử lý hồ sơ và chuyển dữ liệu điện tử theo quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đã được phê duyệt và thiết lập trên Hệ thống theo quy định tại Điều 15 của Quy chế này.
2. Chức năng xử lý hồ sơ trên Hệ thống được xây dựng để có thể áp dụng ký số xác thực điện tử trong quá trình xử lý hồ sơ, phê duyệt kết quả.
3. Đối với hồ sơ liên thông nhiều cơ quan tham gia giải quyết, hồ sơ lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị liên quan khi thực hiện trao đổi cần đính kèm văn bản điện tử và chuyển trao đổi thông tin theo quy trình điện tử được số hóa trên Hệ thống. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính đã được phê duyệt.
4. Các bước xử lý hồ sơ trên Hệ thống được xây dựng đầy đủ các chức năng để phục vụ việc chuyển dữ liệu điện tử hồ sơ thủ tục hành chính trên hệ thống, bao gồm: chuyển hồ sơ qua bước kế tiếp; trả lại hồ sơ cho bước xử lý trước đó để trao đổi thông tin trong trường hợp yêu cầu sửa đổi, bổ sung, giải trình hồ sơ, tài liệu; gia hạn hồ sơ; bổ sung hồ sơ; bàn giao hồ sơ điện tử qua công chức, viên chức khác cùng phòng, bộ phận; trả không giải quyết đối với các trường hợp thẩm định không đủ điều kiện giải quyết hoặc cá nhân, tổ chức đề nghị rút hồ sơ và các chức năng khác theo quy định.
5. Các chức năng cập nhật, chuyển dữ liệu điện tử quy định tại Điều này được xây dựng để có thể thực hiện đồng thời theo từng nhóm hồ sơ phát sinh đang được xử lý.
6. Tất cả các bước giải quyết thủ tục hành chính và các trạng thái hồ sơ tương ứng sẽ được đồng bộ dữ liệu từ Hệ thống lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia để phục vụ tổ chức, cá nhân tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ.