Điều 12. Quy trình ký số, ban hành và phát hành văn bản điện tử; thu hồi văn bản điện tử — Quyết định 12/2019/QĐ-UBND

1. Các loại văn bản thuộc Điều 8, Điều 9 của Quy chế này sử dụng hai chữ ký số (01 chữ ký số của cá nhân, 01 chữ ký sổ của tổ chức) để phát hành vãn bản được thực hiện ký số theo trình tự như sau:

1. Soạn tập tin văn bản điện tử, gửi trình ký.
2. Người ký duyệt ký số lên tập tin văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư.
3. Văn thư lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin văn bản trình ký, sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị mình ký số lên vãn bản điện tử đã được ký duyệt.
4. In, dóng dấu vãn bản để phục vụ công tác lưu trữ theo quy định.
5. Phát hành vãn bản điện tử đã được ký số qua Phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

1. Ngày ký số (khóa bí mật ký và khóa bí mật con dấu) trên văn bản điện tử phải ký đúng theo ngày ban hành văn bản.
2. Thời điểm gửi vãn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị là thời điểm văn bản điện tử đó được văn thư cơ quan gửi phát hành trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản và có hồi báo văn bản gửi thành công; thời điểm nhận một văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị được xác định là thời điếm văn bản điện tử đó nhập vào phần mềm quản lý vãn bản của cơ quan nhận, nếu thời điếm vãn bản nhập vào hệ thống ngoài giờ hành chính thì thời điểm tiểp nhận văn bản điện tử đến, được tính là thời điếm bắt đầu giờ hành chính kế tiếp.
3. Ban hành vãn bản điện tử

1. Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định, chuyến văn thư cơ quan đế làm thủ tục phát hành văn bản.
2. Văn thư cơ quan: cấp sổ, ngày, tháng năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu của cơ quan, to chức để lưu lại vãn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành theo Khoản 3 Điều 9 quy chế này; ký số cơ quan, tố chức theo quy định và phát hành văn bản điện tử.

1. Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy

Trường hợp cơ cjuan, tổ chức ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định và phát hành văn bản số hóa.

1. Thu hồi văn bản điện tử

Sau khi tiếp nhận vãn bản điện tử các cơ quan, đơn vị xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Trường họp nhận được thông báo thu hồi vãn bản điện tử, các cơ quan, đơn vị nhận văn bản điện tử có trách nhiệm hủy bo văn bản điện tử được thu hồi đó trên hệ thống quản lý văn bán và điều hành, đồng thời thông báo việc xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống văn bản và điều hành đe các cơ quan, đơn vị gửi biết.