Điều 10. Tiếp nhận văn bản
- Trường hợp tiếp nhận văn bản đến là văn bản giấy: Văn thư tiến hành quét văn bản đến (trên máy quét), cập nhật thông tin văn bản đến vào Hệ thống phần mềm Quản lý vãn bản và điều hành và chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý vãn bản nội bộ của cơ quan.
- Trường hợp văn bản đến là văn bản điện tử được gửi liên thông từ cơ quan khác: Khi nhận được văn băn đến văn thư tiếp nhận văn bản tại mục “Chờ lưu trữ”, sau đó xác thực chữ ký số của văn bản điện tử thông qua chức năng “Kiểm tra ký số” của phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để tiến hành xác thực chữ ký số của văn bản điện tử.
Nếu chữ ký số hợp lệ, phần mềm sẽ tự động phản hồì đến bên gửi văn bản đã được chấp nhận; văn thư thực hiện đăng ký văn bản đến, cập nhật thông tin tiếp nhận văn bản điện tử vào Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, chuyển lãnh đạo xử lý theo quy trình xử lý văn bản nội bộ của cơ quan.
Neu chữ ký số không hợp lệ, hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành không thực hiện tiếp nhận văn bản đến và gửi trả lại văn bản cho bên gửi biết.
- Văn thư phải thực hiện tiếp nhận văn bản đến và trình Lãnh đạo cơ quan ngay trong ngày hoặc ngay sau khi nhận được văn bản "Khẩn", "Hỏa tốc" qua hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.