Điều 11. Tiến hành kiểm tra
1. Kiểm tra qua hồ sơ, báo cáo:
a) Hồ sơ bao gồm:
- Báo cáo tình hình triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (theo Phụ lục II);
- Quyết định ban hành mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng;
- Chương trình và Kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ;
- Báo cáo tổng hợp kết quả đánh giá chất lượng nội bộ và các hành động khắc phục, phòng ngừa;
- Biên bản họp xem xét của Lãnh đạo.
b) Đơn vị kiểm tra xem xét và có văn bản hoặc trình cơ quan có thẩm quyền có văn bản đề nghị cơ quan thực hiện hoặc khắc phục các nội dung chưa đáp ứng yêu cầu và sẽ tiến hành kiểm tra các nội dung này trong các cuộc kiểm tra tiếp theo.
b) Các cơ quan không có báo cáo đúng tiến độ theo Điều 15 của Quy định này hoặc Báo cáo không đúng tại thực tế của cơ quan thì có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh kiểm tra đột xuất tại trụ sở cơ quan.
c) Kết quả kiểm tra hồ sơ là căn cứ để đơn vị kiểm tra đề xuất việc kiểm tra tại trụ sở cơ quan trong kế hoạch kiểm tra của các năm tiếp theo.
2. Kiểm tra tại trụ sở cơ quan
a) Công bố quyết định kiểm tra và tiến hành kiểm tra:
- Đoàn kiểm tra công bố quyết định kiểm tra với cơ quan chịu sự kiểm tra. Việc công bố quyết định kiểm tra được lập thành biên bản;
- Trưởng đoàn kiểm tra tổ chức, chỉ đạo các thành viên trong đoàn thực hiện kiểm tra theo chương trình kiểm tra đã được lập thành văn bản;
- Các thành viên đoàn kiểm tra phải thực hiện kiểm tra theo các nội dung được phân công của Trưởng đoàn kiểm tra và chịu trách nhiệm về phần công việc được giao;
- Cơ quan chịu sự kiểm tra có trách nhiệm giải trình về vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin, tài liệu theo yêu cầu của đoàn kiểm tra và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin, tài liệu đã cung cấp.
b) Lập Biên bản kiểm tra
- Căn cứ để lập Biên bản kiểm tra là tình hình xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng được thể hiện qua các hồ sơ thực tế của cơ quan chịu sự kiểm tra, qua phỏng vấn lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của cơ quan và qua quan sát các hoạt động thực tế;
- Biên bản kiểm tra phải được thống nhất trong đoàn kiểm tra trước khi công bố công khai với cơ quan chịu sự kiểm tra;
- Biên bản kiểm tra phải được Trưởng đoàn kiểm tra và cơ quan chịu sự kiểm tra ký xác nhận;
- Biên bản kiểm tra phải được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, cơ quan chịu sự kiểm tra giữ 01 (một) bản và Đoàn kiểm tra giữ 01 (một) bản.
c) Thực hiện hành động khắc phục
Cơ quan chịu sự kiểm tra thực hiện hoặc đề xuất hành động khắc phục đối với các vấn đề tồn tại (nếu có) được nêu trong Biên bản kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện về đơn vị kiểm tra trong thời gian không quá 02 (hai) tháng kể từ ngày ký Biên bản kiểm tra.
d) Xử lý kết quả kiểm tra
- Sau khi kết thúc cuộc kiểm tra, đoàn kiểm tra báo cáo đơn vị kiểm tra về kết quả kiểm tra kèm theo Biên bản kiểm tra, báo cáo thực hiện hoặc đề xuất hành động khắc phục và kiến nghị biện pháp xử lý cụ thể (nếu có);
- Đơn vị kiểm tra xem xét và sẽ tiến hành kiểm tra tính hiệu lực của hành động khắc phục trong các cuộc kiểm tra tiếp theo nếu các vấn đề tồn tại đã được cơ quan thực hiện hành động khắc phục đạt yêu cầu. Trường hợp các vấn đề tồn tại đã được cơ quan thực hiện hoặc đề xuất hành động khắc phục nhưng chưa đạt yêu cầu, đơn vị kiểm tra có văn bản hoặc trình cơ quan có thẩm quyền có văn bản thông báo chưa chấp nhận hành động khắc phục.
- Kết quả kiểm tra là căn cứ để đơn vị kiểm tra đề xuất việc kiểm tra tại trụ sở cơ quan trong kế hoạch kiểm tra của các năm tiếp theo.