Điều 7. Quy định các loại văn bản, thông tin trao đổi qua Hệ thống thư điện tử
1. Các loại văn bản bắt buộc gửi qua hệ thống thư điện tử (ngoại trừ các văn bản thuộc danh mục tài liệu mật hoặc những đơn vị đã triển khai các hệ thống thông tin điện tử khác hỗ trợ), gồm:
a) Lịch công tác,
b) Văn bản dự thảo xin ý kiến;
c) Tài liệu trao đổi trong quá trình xử lý công việc
d) Giấy mời, tài liệu phục vụ các cuộc họp.
e) Tài liệu dự án
g) Văn bản gửi đến cơ quan đề biết, đề báo cáo.
2. Văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phải theo các quy định về an toàn, bảo mật; những văn bản nếu đáp ứng đủ ba điều kiện sau đây thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy:
a) Văn bản có chữ ký số của người gửi.
b) Chữ ký số đó được tạo ra từ một chứng thư số còn hiệu lực được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ chứng thực số (CA) phù hợp pháp luật Việt Nam.
c) Văn bản gửi là file PDF hoặc các loại file không thể chỉnh sửa, file phải được scan từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng, dấu đỏ của cơ quan, đơn vị) và được gửi đi từ hộp thư điện tử chính thức của cơ quan, đơn vị gửi văn bản đi (Hộp thư được đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của tỉnh).
3. Hệ thống thư điện tử của tỉnh chỉ sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ công việc, không sử dụng với mục đích cá nhân.
4. Các loại văn bản trao đổi qua hệ thống thư điện tử phải sử dụng bộ mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001. Các văn bản đính kèm thư điện tử phải được định dạng phù hợp với định dạng chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.