Điều 6. Cấp mới, xóa hộp thư điện tử công vụ
1. Văn phòng UBND tỉnh được giao quản lý Hệ thống thư điện tử công vụ, chịu trách nhiệm cấp mới, xóa hộp thư điện tử thuộc Hệ thống thư điện tử công vụ.
2. Quy trình cấp mới hộp thư điện tử công vụ như sau:
a) Cơ quan, đơn vị gửi văn bản đề nghị cấp mới hộp thư điện tử (theo Mẫu số 01 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này) về Văn phòng UBND tỉnh ngay sau khi có văn bản quy định (quyết định thành lập mới, sáp nhập đối với cơ quan, đơn vị; quyết định tuyển dụng, tiếp nhận, hợp đồng lao động đối với cá nhân) để được giải quyết theo quy định.
b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của các cơ quan, đơn vị, Văn phòng UBND tỉnh thực hiện phân loại, xử lý và gửi văn bản trả lời cho các cơ quan, đơn vị.
3. Quy trình xóa hộp thư điện tử công vụ như sau:
a) Cơ quan, đơn vị gửi văn bản đề nghị xóa hộp thư điện tử (theo Mẫu số 02 tại Phụ lục kèm theo Quy chế này) về Văn phòng UBND tỉnh ngay sau khi có các văn bản quy định (quyết định sáp nhập, giải thể đối với cơ quan, đơn vị; quyết định nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác đối với cá nhân) để được giải quyết theo quy định.
b) Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của các cơ quan, đơn vị, Văn phòng UBND tỉnh thực hiện phân loại, xử lý và gửi văn bản trả lời cho các cơ quan, đơn vị.
c) Trường hợp hộp thư điện tử không phát sinh truy cập (không hoạt động) trong thời gian 06 tháng mà không thông báo lý do, Văn phòng UBND tỉnh sẽ xóa hộp thư khỏi hệ thống để giải phóng tài nguyên.