Điều 12.
1/ Cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, cá nhân khi khai thác tài liệu lưu trữ, cần sao chụp tài liệu phục vụ cho công tác thực tiễn phải được sự chấp thuận của người có thẩm quyền được quy định tại Điều 7 Quy định này.
2/ Việc sao chụp tài liệu do cán bộ, công chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh thực hiện tại Trung tâm lưu trữ tỉnh và phải:
- Đảm bảo chính xác nội dung như bản chính, không được sửa chữa, thêm bớt câu chữ, dấu chấm, dấu phẩy, ...
- Không sao chụp những bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã được ghi trên văn bản liên quan đính kèm theo hồ sơ của tài liệu lưu trữ.
- Không sao chụp bản thảo, các loại Phiếu trình, Phiếu xử lý của chuyên viên.
Trong trường hợp đặc biệt, cho phép cung cấp bản sao của loại Phiếu trình, Phiếu xử lý cho chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh đã theo dõi, giải quyết và phải được sự đồng ý của Chánh hoặc Phó Văn phòng UBND tỉnh.