Điều 6. Thiết lập quy tắc đặt tên cho hộp thư điện tử công vụ
1. Định dạng tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị
a) Đối với hộp thư điện tử công vụ cơ quan: Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: @daklak.gov.vn
Ví dụ: tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của Sở Khoa học và Công nghệ có dạng: [email protected]
b) Đối với hộp thư điện tử công vụ của Ủy ban nhân dân cấp xã: Sử dụng tên của các xã, phường, bằng tiếng Việt viết liền, chữ thường và không dấu theo dạng: <tên xã, phường> @daklak.gov.vn
Ví dụ: tên tài khoản truy cập Hệ thống thư điện tử công vụ của phường Tân An có dạng: [email protected]
c) Đối với hộp thư điện tử công vụ của các phòng, ban chuyên môn, trung tâm, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các xã, phường: Sử dụng tên phòng, ban, trung tâm, đơn vị sự nghiệp viết tắt bằng tiếng Việt viết liền, kèm theo tên cơ quan, đơn vị hoặc tên xã, phường theo dạng: @ .daklak.gov.vn
Ví dụ: Phòng Văn hóa - Xã hội thuộc Ủy ban nhân dân xã Ea Wy có dạng: [email protected]
2. Định dạng hộp thư điện tử công vụ cá nhân
a) Tài khoản của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đặt họ và tên đầy đủ theo dạng: @daklak.gov.vn
b) Tài khoản cá nhân được đặt tên theo nguyên tắc sau: tên đầy đủ bằng tiếng Việt viết liền, viết tắt của họ và chữ lót, kèm theo tên cơ quan, đơn vị đang công tác theo dạng: <tên đầy đủ, viết tắt của họ và chữ lót>@.daklak.gov.vn.
Ví dụ: Tài khoản của ông Nguyễn Văn Nam, đang công tác tại Sở Khoa học và Công nghệ có dạng: [email protected]
c) Đối với các cá nhân làm việc tại cùng cơ quan, đơn vị có tên đầy đủ trùng nhau hoặc tên đầy đủ và năm sinh trùng nhau thì việc đặt tên tài khoản hộp thư điện tử công vụ cá nhân lần lượt như sau: , @< tên cơ quan, đơn vị hoặc tên xã, phường>.daklak.gov.vn.
Ví dụ: Trường hợp cùng tên Nguyễn Văn Nam, có năm sinh 1990 thì tài khoản được đặt lần lượt theo thứ tự ưu tiên có dạng: [email protected], [email protected] (90 là 02 số cuối của năm sinh, 7 là số của tháng sinh).
3. Mọi thông tin cơ quan, đơn vị, cá nhân khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử công vụ được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại máy chủ cài đặt Hệ thống thư điện tử công vụ (Mail Server) của tỉnh gọi là danh bạ thư điện tử công vụ.