Điều 12. Sử dụng an toàn Hệ thống thư điện tử công vụ
1. Mật khẩu hộp thư điện tử công vụ phải chứa ít nhất 12 ký tự đối với mật khẩu mức quản trị hệ thống và chứa ít nhất 10 ký tự đối với mật khẩu người sử dụng. Mật khẩu bao gồm: Chữ thường, chữ in hoa, chữ số và ký tự đặc biệt.
2. Mật khẩu ở mức quản trị hệ thống phải được thay đổi 03 tháng một lần và mật khẩu tài khoản người dùng được thay đổi 06 tháng một lần. Mật khẩu mới phải không trùng tên đăng nhập, không dùng lại 03 mật khẩu gần nhất.
3. Hạn chế tối đa việc đăng nhập hộp thư điện tử công vụ qua mạng không dây tại các địa điểm công cộng không rõ nguồn gốc.
4. Đánh dấu thư rác (spam mail) ngay khi nhận được các thư rác.
5. Kiểm tra virus trước khi mở tệp tin được tải về từ hộp thư điện tử công vụ.
6. Không gửi, nhận tệp tin thực thi qua Hệ thống thư điện tử công vụ và hạn chế gửi, nhận các tệp tin nén có mã hóa.
7. Sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ để ký số trên các tài liệu gửi đi của cơ quan, đơn vị trên Hệ thống thư điện tử công vụ.
8. Phải thông báo ngay tới bộ phận quản trị Hệ thống thư điện tử công vụ khi thấy hộp thư điện tử công vụ được cấp có hiện tượng bất thường, mất an toàn.
9. Thời gian phiên đăng nhập (session) vào Hệ thống thư điện tử công vụ tối đa không quá 30 phút kể từ thời điểm người dùng không có thao tác truy cập; hết thời gian này, Hệ thống thư điện tử công vụ tự động đăng xuất (logout) và yêu cầu người dùng thực hiện đăng nhập lại để tiếp tục sử dụng.
10. Trường hợp nhập sai mật khẩu đăng nhập liên tiếp từ 05 lần trở lên, Hệ thống thư điện tử công vụ tự động tạm khóa tài khoản thư điện tử công vụ trong thời gian tối thiểu 15 phút hoặc cho đến khi được bộ phận quản trị Hệ thống thư điện tử công vụ mở khóa. Việc khôi phục tài khoản bị tạm khóa do đăng nhập sai thực hiện theo quy trình quy định tại Điều 8 Quy chế này.