Điều 40. BHXH huyện
1. Bộ phận một cửa.
1.1. Đối với người tham gia BHXH tự nguyện, người tự nguyện tham gia BHYT đóng trực tiếp cho BHXH huyện:
a) Hướng dẫn lập hồ sơ, hướng dẫn người tham gia nộp tiền cho bộ phận KHTC.
b) Nhận, kiểm tra hồ sơ, ghi giấy hẹn.
c) Chuyển hồ sơ cho bộ phận Thu.
1.2. Đối với đại lý thu:
a) Nhận hồ sơ người tham gia BHXH tự nguyện, người tự nguyện tham gia BHYT đóng thông qua đại lý thu.
b) Kiểm tra hồ sơ, viết giấy hẹn, hướng dẫn đại lý nộp tiền cho bộ phận KHTC.
c) Chuyển hồ sơ cho bộ phận Thu.
1.3. Đối với đơn vị, cơ quan quản lý người tham gia BHXH, BHYT:
1.3.1. Nhận hồ sơ, dữ liệu điện tử (nếu có) của đơn vị; hồ sơ của các đối tượng do BHXH tỉnh thu nhưng ủy quyền cho BHXH huyện cấp thẻ BHYT: Kiểm đếm thành phần và số lượng, nếu đúng, đủ theo quy định thì viết giấy hẹn.
Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ theo quy định thì ghi rõ và trả lại đơn vị, người tham gia, sau đó:
a) Chuyển BHXH tỉnh giải quyết:
- Hồ sơ đề nghị cấp, ghi sổ BHXH cho người lao động có thời gian công tác trước năm 1995;
- Hồ sơ truy thu và cấp sổ BHXH của đối tượng quy định tại Khoản 4, Điều 8 Thông tư số 03/2010/TTLT-BNV-BTC-BLĐTBXH;
- Hồ sơ truy thu BHXH thuộc thẩm quyền giải quyết của BHXH tỉnh theo quy định tại Điểm 3.2, Khoản 3 Điều 57;
- Hồ sơ hoàn trả tiền BHXH, BHYT, BHTN.
b) Chuyển hồ sơ các trường hợp còn lại cho bộ phận Thu.
1.3.2. Nhận lại từ bộ phận Thu hồ sơ các trường hợp không đúng, không đủ để gửi đơn vị;
1.4. Nhận từ bộ phận Cấp sổ, thẻ: sổ BHXH, thẻ BHYT, danh sách cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, bản chính các giấy tờ liên quan để trả cho đơn vị và người tham gia, các hồ sơ còn lại lưu tại cơ quan BHXH.
2. Bộ phận Thu.
2.1. Nhận hồ sơ và dữ liệu điện tử (nếu có) do bộ phận một cửa, bộ phận Chế độ BHXH chuyển đến.
2.1.1. Kiểm tra, đối chiếu tờ khai, danh sách, văn bản, đơn đề nghị của đơn vị và người tham gia; đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai với các chỉ tiêu trong dữ liệu điện tử của đơn vị.
Đối với người tham gia BHXH đã có sổ BHXH thì đối chiếu thông tin trong sổ BHXH với cơ sở dữ liệu dùng chung của Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam. Trường hợp thông tin ghi trong sổ BHXH không khớp với dữ liệu thì yêu cầu BHXH tỉnh nơi xác nhận sổ BHXH lần cuối hoặc nơi giải quyết chế độ BHXH cho người lao động xác minh, xử lý. Trường hợp khớp đúng thì sử dụng dữ liệu của Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam để cập nhật vào Chương trình quản lý thu của BHXH huyện đối với người lao động đó. Riêng đối với người đã hưởng trợ cấp BHXH một lần nhưng chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp thì chỉ cập nhật quá trình đóng BHTN chưa hưởng.
2.1.2. Chuyển bộ phận một cửa:
a) Một (01) bản danh sách do đơn vị lập kèm theo hồ sơ của các trường hợp không đúng, đủ để trả lại cho đơn vị;
b) Hồ sơ các trường hợp người có sổ BHXH nhưng sổ BHXH bị sửa chữa, tẩy xóa để thông báo cho đơn vị hoặc người tham gia liên hệ với BHXH tỉnh nơi đã tham gia BHXH trước đó để điều chỉnh hoặc cấp lại.
2.2. Nhập, cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu các trường hợp có hồ sơ đúng, đủ; cấp mã quản lý BHXH, BHYT; ghi thời hạn sử dụng thẻ BHYT.
2.3. Ký danh sách, tờ khai, đơn đề nghị, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho bộ phận Cấp sổ, thẻ.
Riêng hồ sơ người tự nguyện tham gia BHYT, người tham gia BHXH tự nguyện đóng trực tiếp tại BHXH huyện: In danh sách người tham gia BHXH tự nguyện, người tự nguyện tham gia BHYT (mẫu D03-TS, D05-TS), ký, chuyển cho bộ phận KHTC kèm theo hồ sơ của người tham gia để bộ phận KHTC đối chiếu, thu tiền của người tham gia.
2.4. Hằng tháng:
2.4.1. Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu của bộ phận KHTC (mẫu C17-TS).
2.4.2. Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu của đại lý thu, chuyển bản đối chiếu cho bộ phận KHTC (mẫu C17-TS).
2.4.3. Hết tháng, cán bộ thu thực hiện thao tác kết chuyển dữ liệu trong chương trình quản lý thu đối với từng đơn vị, đại lý đang quản lý. Sau đó in từ chương trình quản lý thu:
a) Các bản tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02a-TS, D03a-TS, D05a-TS) (kể cả đại lý) để theo dõi.
b) Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT (mẫu C12-TS, C14-TS) để gửi đơn vị, đại lý.
c) Hai (02) bản tổng hợp số phải thu (mẫu C01-TS) gửi bộ phận KHTC để hạch toán số phải thu BHXH, BHYT, BHTN; nhận lại 01 bản có chữ ký xác nhận của bộ phận KHTC.
d) Hai (02) bản danh sách giảm đối tượng tham gia BHXH tự nguyện (mẫu D06a-TS) để gửi đại lý thu 01 bản, lưu 01 bản.
đ) Một (01) bản danh sách đối tượng tham gia BHXH tự nguyện, BHYT đến hạn phải đóng (mẫu D08a-TS) để gửi đại lý thu.
e) Hai (02) bản báo cáo chỉ tiêu quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu B01-TS), ký xác nhận và chuyển bộ phận Cấp sổ, thẻ.
2.5. Hằng quý:
a) In 02 bản báo cáo tình hình thu BHXH, BHYT, BHTN (mẫu B02a-TS) để gửi: BHXH tỉnh 01 bản, lưu 01 bản.
b) In 02 bản báo cáo truy thu BHXH, BHYT (mẫu B04a-TS) để gửi BHXH tỉnh 01 bản, lưu 01 bản.
2.6. Hằng năm:
a) Lập báo cáo tổng hợp đối tượng ốm đau dài ngày đã được cấp thẻ BHYT và số tiền phải đóng BHYT theo Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Thông tư số 09/2009/TTLT-BYT-BTC để gửi BHXH tỉnh.
b) Sao danh sách người tham gia thuộc hộ cận nghèo; người tham gia BHYT thuộc hộ nông, lâm, ngư, diêm nghiệp có mức sống trung bình được Nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt để gửi đại lý thu đối chiếu, thu tiền của người tham gia.
c) Tháng 11 hàng năm, thông báo cho đơn vị hết thời hạn sử dụng thẻ BHYT vào tháng 12 của năm để làm thủ tục cấp thẻ BHYT cho kỳ sau (mẫu C12-TS thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT tháng 10 của đơn vị).
3. Bộ phận Cấp sổ, thẻ.
3.1. Nhận hồ sơ của đơn vị và người tham gia do bộ phận Thu chuyển đến; danh sách và hồ sơ người tham gia BHXH tự nguyện, người tự nguyện tham gia BHYT nộp tiền trực tiếp tại BHXH huyện do bộ phận KHTC chuyển đến.
3.2. Kiểm tra, đối chiếu với dữ liệu trong chương trình quản lý thu và dữ liệu của Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam với hồ sơ của đơn vị và người tham gia.
3.2.1. Trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ khớp đúng:
a) Ký tờ khai, danh sách. Sau đó gửi dữ liệu in sổ BHXH, in thẻ BHYT về BHXH tỉnh.
b) Sau khi BHXH tỉnh kiểm tra, cho phép thì in sổ BHXH, thẻ BHYT; danh sách cấp sổ BHXH (mẫu D09a-TS), danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu D10a-TS). Riêng người có thời gian đóng BHTN chưa hưởng, thì in bìa sổ kèm theo tờ rời ghi quá trình đóng BHTN chưa hưởng, số sổ BHXH lấy theo số sổ BHXH đã cấp.
c) In 02 phiếu sử dụng phôi bìa sổ BHXH (mẫu C06-TS), 02 phiếu sử dụng phôi thẻ BHYT (C07-TS), cán bộ chuyên quản cấp sổ, thẻ lưu 01 bản cùng với chứng từ cấp phát, sử dụng phôi sổ BHXH, thẻ BHYT, chuyển 01 bản cho cán bộ tổng hợp quản lý phôi sổ BHXH, phôi thẻ BHYT để quyết toán với BHXH tỉnh.
d) In danh sách cấp thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh ngoại tỉnh (mẫu 60-TST) để gửi BHXH tỉnh.
3.2.2. Trường hợp dữ liệu chương trình và hồ sơ không khớp đúng, hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ thì lập 02 Phiếu điều chỉnh (mẫu C02-TS) trình Giám đốc BHXH ký duyệt và lưu 01 bản, chuyển 01 bản cho bộ phận Thu kèm theo hồ sơ để bộ phận Thu hướng dẫn bổ sung hoặc điều chỉnh.
3.3. Trình Giám đốc ký phê duyệt tờ khai, danh sách, đơn, văn bản đề nghị và sổ BHXH.
3.4. Chuyển:
- Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH của người lao động cho bộ phận Chế độ BHXH.
- Sổ BHXH, thẻ BHYT kèm theo danh sách cấp sổ BHXH, thẻ BHYT và hồ sơ đơn vị, người tham gia cho bộ phận một cửa để chuyển trả đơn vị, người tham gia và lưu trữ.
- Danh sách người lao động ngừng đóng BHXH, BHTN cho bộ phận Công nghệ Thông tin để chuyển Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam.
3.5. Hằng tháng:
a) In sổ theo dõi tình hình sử dụng phôi sổ, sổ theo dõi tình hình cấp sổ, sổ theo dõi tình hình sử dụng phôi thẻ và sổ theo dõi chi tiết thời hạn sử dụng thẻ BHYT.
b) Nhận 02 bản báo cáo chỉ tiêu quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu B01-TS) do bộ phận Thu chuyển đến, ký xác nhận, gửi bộ phận KHTC.
3.6. Trong năm, khi người tham gia BHXH ngừng việc, di chuyển, giải quyết trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất, hưởng trợ cấp thất nghiệp, điều chỉnh nội dung đã ghi trong sổ hoặc khi có đề nghị của đơn vị hoặc cơ quan thanh tra, kiểm tra thì in tờ rời sổ BHXH xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN tiếp theo quá trình đã được in trong tờ rời sổ BHXH các lần trước.
Các trường hợp xác nhận sổ BHXH để di chuyển, bảo lưu thời gian hoặc giải quyết chế độ phải chuyển danh sách cho Bộ phận Công nghệ Thông tin để chuyển về BHXH tỉnh.
4. Bộ phận KHTC.
4.1. Thu tiền:
a) Tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT của người tham gia đóng thông qua đại lý thu; ký, đóng dấu xác nhận đã thu tiền trên bản danh sách do đại lý thu lập (mẫu D03-TS, D05-TS), sau đó chuyển bộ phận Cấp sổ, thẻ.
b) Tiền đóng BHXH, BHYT của người tham gia BHXH tự nguyện, của người tự nguyện tham gia BHYT, của thân nhân người lao động chết tự đóng tiếp một lần trên cơ sở danh sách do bộ phận Thu chuyển đến (mẫu D03-TS, D05-TS); ký đóng, dấu xác nhận đã thu tiền trên các bản danh sách, chuyển bộ phận Cấp sổ, thẻ.
c) Phí cấp lại, đổi thẻ do bộ phận một cửa chuyển đến.
4.2. Nhận chứng từ chuyển tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, người tham gia.
4.3. Cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý thu: số tiền đã thu BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị, đại lý, người tham gia; số tiền 2% đơn vị được quyết toán; số tiền đóng BHYT của đối tượng hưởng trợ cấp BHXH hằng tháng, BHTN, ốm đau dài ngày, người hiến bộ phận cơ thể;
4.4. Ghi thu số tiền đóng BHYT cho đối tượng tham gia BHYT do Ngân sách nhà nước và quỹ BHXH đảm bảo, số tiền hỗ trợ quỹ BHTN của Ngân sách, cập nhật vào chương trình quản lý thu.
4.5. Hằng tháng:
a) Nhận 02 bản bản tổng hợp số phải thu hàng tháng (mẫu C01-TS) đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH, BHYT để hạch toán, ký xác nhận và chuyển lại cho bộ phận Thu 01 bản.
b) Nhận 02 bản báo cáo chỉ tiêu quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT (mẫu B01-TS) do bộ phận Cấp sổ, thẻ chuyển đến; ký xác nhận, trình Giám đốc ký phê duyệt để gửi BHXH tỉnh 01 bản, lưu 01 bản tại bộ phận KHTC.
c) Đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu với bộ phận Thu.
4.6. Hằng quý: Phối hợp với bộ phận Thu quyết toán với cơ quan tài chính địa phương số tiền Ngân sách hỗ trợ đóng BHYT.
4.7. Hàng năm phối hợp với bộ phận Thu quyết toán với Ngân sách số tiền hỗ trợ quỹ BHTN đối với đối tượng tham gia BHTN trên địa bàn theo phân cấp Ngân sách.
4.8. Trường hợp cập nhật sai số liệu thì lập chứng từ điều chỉnh theo quy định, trình Giám đốc BHXH ký duyệt, 01 bản lưu tại bộ phận KHTC để làm căn cứ điều chỉnh, 01 bản chuyển bộ phận Thu để theo dõi và đối chiếu với đơn vị.
5. Bộ phận Chế độ BHXH.
5.1. Nhận hồ sơ từ bộ phận Cấp sổ, thẻ để giải quyết chế độ BHXH đối với người lao động.
5.2. Chuyển danh sách, dữ liệu điện tử số liệu quyết toán chế độ ốm đau, thai sản; danh sách và dữ liệu điện tử của đối tượng hưởng trợ cấp BHXH hằng tháng và trợ cấp thất nghiệp cho bộ phận Thu để xác định số thu và cấp thẻ BHYT.
5.3. Cấp giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng trợ cho người hưởng BHXH một lần, nhưng chưa hưởng trợ cấp thất nghiệp (mẫu số C15-TS).