Điều 6. Quy trình thực hiện xin lỗi
1. Trường hợp phải xin lỗi do giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính quá hạn (quy định tại khoản 8, Điều 3 và khoản 1, Điều 4 của Quy định này): Trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có cán bộ, công chức, viên chức có hành vi phải xin lỗi phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận Một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.
Căn cứ Phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết, Bộ phận Một cửa điều chỉnh lại thời gian trả kết quả xử lý trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép (nếu có).
2. Trường hợp phải xin lỗi do để bị mất, bị thất lạc hoặc hư hỏng hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hồ sơ đã tiếp nhận của tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính (quy định tại khoản 10, Điều 3 của Quy định này) thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm phối hợp với tổ chức, cá nhân có hồ sơ, giấy tờ bị mất, bị thất lạc hoặc bị hư hỏng và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền để khắc phục hậu quả; xác định cơ quan, tổ chức, cá nhân đã làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ để quy trách nhiệm chi trả mọi chi phí phát sinh trong việc xin cấp lại hồ sơ, giấy tờ, các trách nhiệm khác có liên quan và xin lỗi tổ chức, cá nhân về sự cố này. Trường hợp làm mất, thất lạc, hư hỏng hồ sơ liên quan đến hành vi vi phạm pháp luật thì tùy theo tính chất, mức độ của hành vi vi phạm, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp phải xin lỗi tại các khoản: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9 Điều 3 và khoản 2, 3 Điều 4 của Quy định này: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận thông tin phản ánh qua các cơ sở xác định hành vi phải xin lỗi tại Điều 5 của Quy định này, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh (Phòng Nội chính – Pháp chế) thực hiện việc kiểm tra, xác minh thông tin và chịu trách nhiệm về kết quả xác minh thông tin, tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo về các nội dung có liên quan; cơ quan, đơn vị có cán bộ, công chức, viên chức có hành vi phải xin lỗi chỉ đạo thực hiện việc kiểm tra, xác minh thông tin và chịu trách nhiệm về kết quả xác minh thông tin.
Nếu thông tin phản ánh là chính xác, cơ quan, đơn vị có cán bộ, công chức, viên chức có hành vi phải xin lỗi phải thực hiện công khai xin lỗi trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả xác minh, theo các hình thức, cách thức quy định tại Chương III, Quy định này.
Nếu thông tin phản ánh không đúng hoặc không có cơ sở để xác định hành vi phải xin lỗi của cán bộ, công chức, viên chức thì Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; cơ quan, đơn vị có cán bộ, công chức, viên chức vi phạm phải có văn bản thông báo lại cho tổ chức, cá nhân có ý kiến phản ánh được biết.
4. Trường hợp phải xin lỗi do để xảy ra sai xót trong kết quả giải quyết thủ tục hành chính (quy định tại khoản 9, Điều 3 của Quy định này), nếu lỗi thuộc về cán bộ, công chức, viên chức, cơ quan có thẩm quyền thì cơ quan có thẩm quyền phải sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính sai sót và phải chịu mọi chi phí liên quan đến sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, thay thế hoặc đính chính.
5. Văn bản xin lỗi công khai (quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này) phải có các nội dung: Địa chỉ cơ quan, đơn vị; Họ và tên, chức vụ của người đại diện; Hành vi phải xin lỗi; Giải thích nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục; xác nhận và đóng dấu.