Điều 5. Thanh toán bằng Lệnh chi hoặc Uỷ nhiệm chi. (sau đây gọi là lệnh chi).
1. Thủ tục lập lệnh chi.
Người trả tiền lập lệnh chi gửi đến ngân hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản) để trích tài khoản tiền gửi của mình trả cho người thụ hưởng:
- Nếu lệnh chi dưới dạng chứng từ giấy, người trả tiền phải lập theo đúng mẫu, đủ số liên do ngân hàng phục vụ người trả tiền quy định. Trên lệnh chi phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác các yếu tố, khớp đúng nội dung giữa các liên, ký tên, đóng dấu (nếu có) trên tất cả các liên lệnh chi. Ngân hàng phục vụ người trả tiền có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng lập, xử lý lệnh chi tại đơn vị mình, đảm bảo phù hợp với quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước.
- Nếu lệnh chi dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do ngân hàng phục vụ người trả tiền quy định và phải thực hiện đúng các quy định tại quy chế lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các ngân hàng, tổ chức tín dụng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành.
2. Thủ tục thanh toán lệnh chi.
a. Tại ngân hàng phục vụ người trả tiền.
* Kiểm soát chứng từ: Khi nhận được lệnh chi của người trả tiền, ngân hàng phải kiểm soát chặt chẽ bảo đảm tính hợp pháp của nghiệp vụ và tính hợp lệ của chứng từ, cụ thể phải thực hiện:
+ Nếu Lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ giấy:
- Phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của lệnh chi;
- Đối chiếu, kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi của người trả tiền để đảm bảo đủ khả năng thanh toán.
+ Nếu Lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử:
- Kiểm soát kỹ thuật thông tin: Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng với mã đã quy định; các mật mã trên chứng từ phải đúng với mật mã đã quy định; Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định, bảo đảm không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ; nội dung chứng từ hợp lệ.
- Kiểm soát nội dung nghiệp vụ: Kiểm tra chữ ký điện tử, ký hiệu mật và các mã khoá bảo mật trên lệnh chi; kiểm tra tên, số hiệu tài khoản, khả năng thanh toán để chi trả số tiền trên chứng từ; kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.
Nếu lệnh chi không hợp lệ hoặc không được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng trả lại ngay cho người nộp. Nếu lệnh chi hợp lệ, được đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng ghi ngày hạch toán, số hiệu tài khoản, ký tên trên lệnh chi theo đúng quy định.
* Xử lý chứng từ và Hạch toán kế toán:
- Trường hợp người trả tiền và người thụ hưởng cùng mở tài khoản tại một ngân hàng:
+ Xử lý chứng từ:
- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:
+ 1 liên lệnh chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản của bên trả tiền và ghi Có tài khoản người thụ hưởng .
+ 1 liên lệnh chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền
+ 1 liên lệnh chi dùng làm giấy báo Có gửi người thụ hưởng.
Trên giấy báo Nợ, giấy báo Có gửi cho khách hàng, ngân hàng phải đóng dấu đơn vị mình vào chỗ quy định (trên chữ ký của ngân hàng).
- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì thực hiện: In (chuyển hoá) lệnh chi của người trả tiền gửi (truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ theo đúng quy định sau đó dùng để báo Nợ, báo Có cho khách hàng.
+ Hạch toán kế toán: căn cứ lệnh chi của người trả tiền, ngân hàng ghi:
Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có Tài khoản tiền gửi của người thụ hưởng.
và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền; gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng.
- Trường hợp người thụ hưởng mở tài khoản tại ngân hàng khác:
+ Xử lý chứng từ:
- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ giấy thì thực hiện:
+ 1 liên lệnh chi dùng làm chứng từ ghi Nợ tài khoản người trả tiền.
+ 1 liên lệnh chi dùng làm giấy báo Nợ gửi người trả tiền
+ 2 liên lệnh chi dùng làm căn cứ lập chứng từ thanh toán với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để thanh toán cho người thụ hưởng.
- Nếu lệnh chi được lập dưới dạng chứng từ điện tử thì phải in (chuyển hoá) lệnh chi của người trả tiền gửi (truyền) đến dưới dạng chứng từ điện tử, ra giấy theo quy định hiện hành để phục vụ cho các khâu kiểm soát, hạch toán, lưu trữ sau đó dùng để báo Nợ cho khách hàng.
+ Hạch toán kế toán: căn cứ lệnh chi của người trả tiền, ngân hàng ghi:
Nợ Tài khoản tiền gửi của người trả tiền
Có Tài khoản thích hợp (Liên hàng đi năm nay, Chuyển tiền đi năm nay...)
và gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền .
Ngân hàng phục vụ người trả tiền căn cứ lệnh chi của khách hàng (bằng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử) lập chứng từ thanh toán với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng theo các trường hợp sau:
- Lập chứng từ thanh toán bù trừ với ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ trên địa bàn tỉnh, thành phố để ngân hàng này ghi Có tài khoản của người thụ hưởng hoặc chuyển tiếp qua thanh toán điện tử (hoặc thanh toán liên hàng) với ngân hàng trong hệ thống (nơi người thụ hưởng mở tài khoản) để ghi Có tài khoản người thụ hưởng.
- Lập chứng từ thanh toán điện tử (hoặc thanh toán liên hàng) với ngân hàng cùng hệ thống để ngân hàng này ghi Có tài khoản của người thụ hưởng hoặc thanh toán bù trừ với ngân hàng phục vụ người thụ hưởng để ghi Có tài khoản người thụ hưởng.
- Lập chứng từ thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước trên địa bàn để ghi Có tài khoản người thụ hưởng hoặc chuyển tiền đến Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố khác để ghi Có tài khoản của người thụ hưởng.
b. Tại ngân hàng phục vụ người thụ hưởng.
Khi nhận được chứng từ thanh toán nói trên do ngân hàng phục vụ người trả tiền chuyển đến, sau khi kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, ngân hàng phục vụ người thụ hưởng xử lý:
+ Xử lý chứng từ:
- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng giấy, sau khi kiểm soát, nếu không có gì sai sót thì thực hiện: ghi ngày ghi sổ, số hiệu tài khoản Nợ, Có, ký tên trên chứng từ dùng làm chứng từ để ghi Có tài khoản người thụ hưởng và gửi báo Có cho người thụ hưởng.
- Trường hợp nhận được chứng từ thanh toán dưới dạng chứng từ điện tử, sau khi kiểm soát, nếu không có gì sai sót thì xử lý chứng từ theo đúng quy định hiện hành (in Lệnh chuyển tiền đến dưới dạng chứng từ điện tử ra giấy, ký tên vào Lệnh chuyển tiền in ra, xử lý hạch toán, lưu trữ và dùng để báo Có cho người thụ hưởng theo quy định).
+ Hạch toán kế toán: căn cứ chứng từ chuyển tiền đến (Lệnh chi, Lệnh chuyển Có...) ngân hàng phục vụ người thụ hưởng ghi:
Nợ Tài khoản thích hợp (liên hàng đến năm nay,
chuyển tiền đến năm nay...)
Có Tài khoản tiền gửi của khách hàng (hoặc tài khoản thích hợp khác)
và gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng .
Trường hợp người thụ hưởng không có tài khoản tiền gửi thì ngân hàng phục vụ người thụ hưởng ghi Có tài khoản phải trả khách hàng và báo cho người thụ hưởng đến nhận tiền. Người thụ hưởng khi đến lĩnh tiền phải có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu để làm thủ tục nhận tiền.