Điều 7. Lập, lưu trữ hồ sơ công trình
1. Lưu trữ hồ sơ công trình:
a) Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định tại Điều 9, Nghị định 72/2007/NĐ-CP ngày 07/5/2007 của Chính phủ về quản lý an toàn đập, Điều 28 Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016 của Bộ Xây dựng quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng xây dựng công trình xây dựng và Điều 33 Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/5/2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng;
b) Chủ đập khi tiếp nhận hồ sơ kỹ thuật giai đoạn xây dựng phải thực hiện việc kiểm tra, rà soát, đối chiếu với thực tế, để có bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác và rõ ràng; thực hiện việc sắp xếp, lưu trữ và bảo quản hồ sơ theo quy định;
c) Trong quá trình quản lý đập, chủ đập phải bổ sung vào hồ sơ lưu trữ các tài liệu về quan trắc, kiểm tra, kiểm định an toàn đập, hồ sơ kỹ thuật sửa chữa đại tu đập và các văn bản quyết định hành chính có liên quan.
2. Các loại hồ sơ cần lưu trữ bao gồm :
- Quy hoạch, kế hoạch khai thác dòng chảy trong vùng, lưu vực có liên quan đến đập;
- Dự án đầu tư;
- Thiết kế các giai đoạn;
- Quản lý thi công, nghiệm thu bàn giao công trình;
- Hoàn công;
- Các quy trình vận hành, bảo trì, bảo dưỡng;
- Kế hoạch sẵn sàng trong trường hợp khẩn cấp;
- Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến công tác quản lý, khai thác, bảo vệ công trình (bao gồm các tài liệu quan trắc khí tượng thủy văn, quan trắc công trình, các sự cố, hư hỏng và biện pháp khắc phục, tình hình tài chính, nhân lực...);
- Các lần kiểm tra kiểm định công trình;
- Các lần khảo sát, thiết kế, xây dựng sửa chữa, nâng cấp công trình.
Đối với các đập do tỉnh quản lý thì hồ sơ lưu trữ do chủ đập và Chi cục thủy lợi quản lý mỗi nơi một bộ.
3. Hồ sơ hoàn thành công trình, quản lý vận hành công trình:
a) Khi xây dựng hoàn thành công trình đập hồ chứa, cơ quan, đơn vị làm chủ đầu tư công trình phải bàn giao tất cả hồ sơ công trình cho tổ chức, cá nhân được cấp thẩm quyền giao trực tiếp quản lý, vận hành công trình, bao gồm danh mục thành phần hồ sơ hoàn thành công trình được xác định theo Phụ lục số III Điều 12 ban hành kèm theo Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016 của Bộ Xây dựng quy định chi tiết một số nội dung về quản lý chất lượng xây dựng công trình xây dựng.
Ngoài ra, cơ quan, đơn vị làm chủ đầu tư công trình đập hồ chứa xác định những vị trí có vấn đề và được xử lý trong quá trình thi công, để thông báo cho tổ chức, cá nhân được giao quản lý;
b) Đối với công trình đập hồ chứa đã đưa vào sử dụng từ trước mà không có bản vẽ hoàn công, quy trình duy tu bảo dưỡng và quy trình quản lý, vận hành khai thác thì chủ đập đang quản lý vận hành có trách nhiệm phối hợp với chủ đầu tư tổ chức khôi phục, đo vẽ lại và xây dựng quy trình bảo trì và quy trình quản lý, vận hành khai thác;
c) Chủ đập có trách nhiệm lưu trữ và bảo quản các bản vẽ, hồ sơ nêu tại Khoản 2 Điều này và có trách nhiệm cung cấp cho đơn vị bảo trì khi có yêu cầu.