Điều 4. Quy định về quy trình tiếp nhận, xử lý và trả hồ sơ:
4.1: Cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBND Thành phố phải công bố công khai quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ đối với từng loại thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý đầu tư và xây dựng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Mỗi cơ quan hành chính Nhà nước tổ chức một đầu mối tiếp nhận và trả kết quả sau khi đã được giải quyết xong, không để các chủ đầu tư phải tự mình làm việc với các phòng, ban chức năng trong cùng một cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
4.2: Niêm yết công khai quy trình, biểu mẫu, thủ tục, hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
4.3: Bố trí lịch tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ vào các ngày làm việc quy định trong tuần và thực hiện đúng lịch.
4.4: Chỉ tiếp nhận những hồ sơ đã đủ các thủ tục theo quy định đã niêm yết. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải lập phiếu giao nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả.
4.5: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ, cơ quan thụ lý hồ sơ phải thông báo bằng văn bản để chủ đầu tư biết để bổ sung các hồ sơ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ (nếu có) và hướng dẫn chủ đầu tư thực hiện theo quy định.
4.6: Xây dựng và thực hiện quy trình luân chuyển hồ sơ, lập phiếu giao việc theo dõi thụ lý hồ sơ trong nội bộ cơ quan để kiểm soát quá trình giải quyết công việc trong nội bộ cơ quan, đảm bảo giải quyết hồ sơ đúng quy định.