Điều 4. Kê khai và nộp phí qua cửa khẩu
Để thực hiện nộp phí qua cửa khẩu, khách hàng có thể lựa chọn một trong các hình thức sau đây:
1. Mua phí trực tuyến và lấy biên lai điện tử qua mạng internet
Khách hàng có nhu cầu mua phí qua cửa khẩu đăng nhập vào hệ thống tại địa chỉ http://thuphichalo.vn để mua phí trực tuyến. Khách hàng thực hiện các bước theo hướng dẫn trên hệ thống để kê khai thông tin, tiến hành thanh toán trực tuyến qua hệ thống để thực hiện mua phí và in biên lai điện tử.
Biên lai điện tử đã phát hành là chứng từ thanh toán hợp lệ, vì vậy khách hàng sau khi đã nhận biên lai điện tử thì không thể tự ý sửa đổi thông tin để in lại biên lai khác. Việc sửa đổi biên lai được thực hiện theo quy định tại khoản 4, Điều 4 của văn bản này. Khách hàng cần coi trọng và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin kê khai, đảm bảo phù hợp với phương tiện, loại hàng, loại hình, trọng tải thực và trọng tải thiết kế của phương tiện.
Khách hàng được phép đăng ký và mở tài khoản trực tuyến để mua phí trên hệ thống thu phí do Công ty Quản lý hạ tầng Khu kinh tế quản lý tại địa chỉ http://thuphichalo.vn. Để đảm bảo an toàn, thuận lợi trong thanh toán phí, khuyến nghị khách hàng nên mở tài khoản và khai báo thông tin đầy đủ, chính xác khi mua phí trực tuyến.
2. Mua phí và nhận biên lai trực tiếp tại cửa khẩu
Trường hợp khách hàng chưa mua phí qua mạng trực tuyến hoặc trong trường hợp mạng trực tuyến có sự cố thì đến tại cửa khẩu để mua phí qua cửa khẩu. Căn cứ vào tờ khai hải quan, tờ khai phương tiện, khách hàng cung cấp thông tin để nhân viên thu phí thực hiện khai báo lên hệ thống. Khách hàng thanh toán phí bằng tiền mặt theo mức quy định, nhân viên thu phí thực hiện in biên lai điện tử và giao cho khách hàng.
3. Mua phí trước cho phương tiện theo lô hàng hoặc khoảng thời gian
Căn cứ vào nhu cầu và kế hoạch vận chuyển, khách hàng có thể mua phí qua cửa khẩu một lần cho toàn bộ phương tiện vận tải chở hàng hóa, chở người qua cửa khẩu trong khoảng thời gian và số lượng xác định trước. Các bước tiến hành cụ thể như sau:
a. Xác định danh sách số phương tiện bố trí vận chuyển và gửi về Đội thu phí tại cửa khẩu để đăng ký biển số xe, số lượng, chủng loại hàng hóa, khoảng thời gian vận chuyển, hình thức thanh toán phí và số điện thoại, email chính thức để giao dịch với cơ quan thu phí.
b. Căn cứ nhu cầu vận chuyển, khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của đơn vị thu phí. Số và tên tài khoản do đơn vị có nhiệm vụ thu phí cung cấp cho khách hàng. Sau khi chuyển tiền, khách hàng thông báo cho đơn vị thu phí bằng điện thoại, bản fax hoặc email có đính kèm bản sao giấy nộp tiền vào tài khoản hoặc Ủy nhiệm chi chuyển khoản ngân hàng.
c. Nhân viên vận hành hệ thống kiểm tra xác thực việc chuyển tiền của khách hàng và tiến hành cập nhật số dư tài khoản của khách hàng đồng thời gửi phản hồi vào số điện thoại và email đăng ký chính thức để xác nhận việc chuyển khoản thành công của khách hàng.
d. Khi mỗi lần phương tiện qua cửa khẩu, căn cứ vào tờ khai hải quan, tờ khai vận chuyển, nhân viên thu phí thực hiện khai báo lên hệ thống đồng thời cấp biên lai cho khách hàng. Hệ thống sẽ tự động khấu trừ dần từng lượt phương tiện thực tế đã qua cửa khẩu đối với số dư tài khoản của khách hàng trên hệ thống.
4. Xử lý các sự cố sai thông tin, biên lai hỏng
Khách hàng chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với thông tin kê khai và biên lai đã mua trực tuyến đảm bảo đúng với phương tiện qua cửa khẩu. Trường hợp có sai lệch so với thực tế phương tiện qua cửa khẩu thì nguyên tắc xử lý như sau:
a. Trường hợp biên lai mà khách hàng đã mua phí có mệnh giá cao hơn mức phí thực tế của phương tiện phải nộp thì phương tiện thông quan bình thường và khách hàng không được hoàn tiền chênh lệch.
b. Trường hợp biên lai mà khách hàng đã mua phí có mệnh giá thấp hơn mức phí thực tế của phương tiện phải nộp thì khách hàng liên hệ đội thu phí để mua bổ sung biên lai hoặc thu hồi biên lai cũ, xử lý hủy biên lai theo trình tự quy định và xuất biên lai mới đúng mệnh giá phí mà phương tiện phải nộp.
c. Trường hợp khách hàng đã mua phí trực tuyến hoặc mua phí tại cửa khẩu đã phát hành biên lai nhưng do yêu cầu phát sinh phải chuyển tải (phương tiện qua cửa khẩu không đúng như kê khai mua phí trước đó), thì khách hàng phải liên hệ với nhân viên thu phí tại cửa khẩu để thực hiện các thủ tục hủy biên lai và mua biên lai mới đúng với phương tiện, hàng hóa sau khi thay đổi. Việc thay đổi phải được thực hiện trong thời gian biên lai đã phát hành vẫn còn hiệu lực, nếu quá thời hạn hiệu lực của biên lai thì số biên lai đã mua không được đổi và khách hàng tự chịu trách nhiệm.
d. Trường hợp khách hàng đã chuyển khoản nhưng do lỗi hệ thống hoặc do nguyên nhân khác mà hệ thống chưa cập nhật kịp thời số dư của khách hàng thì căn cứ vào xác nhận chuyển khoản thành công đã gửi trước đó của cơ quan thu phí để giải quyết kịp thời cho khách hàng.