Điều 13. Quy trình ký số và Mẫu chữ ký trên văn bản điện tử
1. Quy trình ký số:
a) Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản:
+ Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét;
+ Cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin: Tên loại văn bản; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; ghi chú; chức vụ họ tên người ký; đơn vị hoặc người nhận.
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
- Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, tổ chức nhận văn bản vào các Trường thông tin: Số văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang của văn bản; mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận văn bản được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
b) Ban hành và phát hành văn bản
- Ban hành văn bản điện tử
+ Người có thẩm quyền ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 12 Quy chế này, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.
+ Văn thư cơ quan cấp số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 12 của Quy chế này và phát hành văn bản điện tử.
+ Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin: Ký hiệu văn bản; chức vụ, họ tên người ký; tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản; số lượng bản phát hành.
- Phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy
+ Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo tiêu chuẩn số hóa tài liệu: Định dạng Portable Document Format (.pdf) phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi; tỷ lệ số hóa 100%.
+ Văn thư cơ quan ký số chữ ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Quy chế này và phát hành văn bản số hóa.
2. Mẫu chữ ký:
a) Mẫu chữ ký của cơ quan, đơn vị: Được quy định theo Mẫu 01 của Phụ lục kèm theo Quyết định ban hành Quy chế này.
b) Mẫu chữ ký của cá nhân: Được quy định theo Mẫu 02 của Phụ lục kèm theo Quyết định ban hành Quy chế này.