Điều 28. Giao, nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều này.
b) Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải thông báo Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá 02 năm.
c) Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ khi công trình được quyết toán người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc cấp sở có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cấp sở; các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện nộp vào Lưu trữ cơ quan cấp huyện.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu như: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành; Hồ sơ về những công việc chưa được giải quyết xong; Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp chung với hồ sơ của đơn vị chủ trì); Các văn bản, tài liệu để biết, để tham khảo.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nhận hồ sơ, tài liệu cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi bên giữ 01 bản.
Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
4. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
b) Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
d) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
e) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.