Điều 33. Việc kết sổ theo dõi công tác tiếp dân, xử lý, giải quyết đơn và hồi âm đơn
1. Ủy ban nhân dân 15 phường, các đơn vị, phòng, ban trực thuộc Ủy ban nhân dân quận thực hiện việc kết sổ theo dõi công tác tiếp dân, xử lý, giải quyết đơn và hồi âm đơn theo tháng, quý và năm cụ thể: tháng 1, tháng 2, quý I, tháng 4, tháng 5, 6 tháng đầu năm, tháng 7, tháng 8, 9 tháng đầu năm, tháng 10, tháng 11 và năm.
2. Quy định ngày kết sổ và nộp báo cáo định kỳ:
| BÁO CÁO | NGÀY KẾT SỔ | KỲ BÁO CÁO | NGÀY NỘP B/C có + - ngày nghỉ, lễ |
| Tháng 1 | 1/12 của năm trước | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/11 năm trước đến 1/12 năm trước | 5/12 |
| Tháng 2 | 1/1 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/12 năm trước đến 1/1 năm báo cáo. | 5/1 |
| Quý I | 1/2 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/11 năm trước đến 1/2 năm báo cáo | 10/2 |
| Tháng 4 | 1/3 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/2 đến 1/3 năm báo cáo | 5/3 |
| Tháng 5 | 1/4 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/3 đến 1 /4 năm báo cáo | 5/4 |
| 6 tháng | 1/5 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/11 năm trước đến 1/5 năm báo cáo | 10/5 |
| Tháng 7 | 1/6 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/5 đến 1/6 năm báo cáo | 5/6 |
| Tháng 8 | 1/7 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/6 đến 1/7 năm báo cáo | 5/7 |
| 9 tháng | 1/8 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/11 năm trước đến 1/8 năm báo cáo | 10/8 |
| Tháng 10 | 1/9 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/8 đến 1/9 năm sau | 5/9 |
| Tháng 11 | 1/10 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/9 đến 1/10 năm báo cáo | 5/10 |
| Tháng 12 (Năm) | 1/11 của năm báo cáo | Số liệu B/c được tính từ ngày 1/11 năm trước đến 1/11 năm báo cáo | 5/11 |
3. Trên cơ sở số liệu kết sổ theo dõi công tác tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết đơn và hồi âm đơn, các đơn vị phòng, ban và Ủy ban nhân dân 15 phường lập báo cáo định kỳ tháng quý năm. Số liệu tồn đầu kỳ của quý, tháng phải trùng khớp với số liệu tồn cuối kỳ và công lũy tuyến số liệu đơn trong kỳ báo cáo.
4. Thủ trưởng các đơn vị phải thực hiện việc báo cáo đầy đủ các nội dung yêu cầu trong việc phân loại và xử lý đơn, kết quả giải quyết và nhận xét, đánh giá theo biểu mẫu (M40-BCTH-THL) về báo cáo công tác thi hành pháp luật khiếu nại, tố cáo do Ủy ban nhân dân thành phố quy định tại Quyết định số 63/2007/QĐ-UBND ngày 20 tháng 4 năm 2007.
5. Định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 15 phường, Thủ trưởng các đơn vị phòng, ban trực thuộc quận có trách nhiệm báo cáo tình hình giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo, kết quả tổ chức thực hiện quyết định của Ủy ban nhân dân quận, thành phố, Bộ, ngành Trung ương đến Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, đồng gửi đến Thanh tra quận để tổng hợp, báo cáo chung. Đây là một chỉ tiêu để xếp loại thi đua của đơn vị vào cuối năm. Đối với các đơn vị không thực hiện nghiêm chế độ thống kê, báo cáo định kỳ hoặc chuyên đề về công tác tiếp công dân và giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo thì xem xét trừ điểm thi đua khen thưởng hàng năm.