Điều 14. Trách nhiệm của cán bộ giải quyết đơn
1. Chuẩn bị giải quyết khiếu nại:
- Nghiên cứu hồ sơ vụ việc (tìm hiểu thông tin qua hồ sơ pháp lý, qua đương sự trình bày trong đơn và bản ghi lời trình bày nếu có)...
- Xây dựng kế hoạch giải quyết vụ việc;
- Tập hợp và nghiên cứu tài liệu liên quan, bao gồm tài liệu văn bản do đơn khiếu nại đề cập, tài liệu văn bản liên quan đến đối tượng bị khiếu nại và các tài liệu văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để giải quyết, văn bản nghiệp vụ hướng dẫn chỉ đạo giải quyết khiếu nại và các lĩnh vực có liên quan.
2. Thẩm tra, xác minh vụ việc:
- Kế hoạch làm việc với người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có liên quan để thu thập thông tin.
- Kiểm tra, đối chiếu, xem xét cụ thể hồ sơ tài liệu, kiểm tra thực địa; yêu cầu giám định hoặc đo vẽ (nếu cần thiết).
- Tổ chức đối thoại, đối chất để làm rõ nội dung khiếu nại, xác định tính chính xác, đúng đắn của thông tin do các bên cung cấp.
- Đề nghị cơ quan có thẩm quyền xác nhận, cung cấp thông tin các nội dung có liên quan.
- Tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá thông tin, đối chiếu với quy định của các văn bản pháp luật, chính sách của Nhà nước để xác định tính đúng sai của nội dung khiếu nại.
3. Sắp xếp hồ sơ và lập báo cáo thẩm tra, xác minh.
- Cán bộ thụ lý phải sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian, ghi số bút lục và lập bản kê chi tiết tài liệu có trong hồ sơ; các tài liệu cùng loại được sắp xếp theo tập tài liệu và theo thứ tự thời gian (tập đơn và tài liệu kèm theo); tập tài liệu do cán bộ thụ lý thu thập; tập biên bản tiếp xúc làm việc và đối thoại đối chất; tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn để giải quyết vụ việc; tập báo cáo kết quả xác minh và dự thảo văn bản hoặc quyết định giải quyết.
- Lập báo cáo thẩm tra xác minh (kèm hồ sơ) trình Lãnh đạo đơn vị phê duyệt (việc lập báo cáo thẩm tra xác minh phải thể hiện các nội dung sau: tóm tắt khái quát vụ việc khiếu nại, quá trình thụ lý giải quyết của các cấp có thẩm quyền và quá trình thẩm tra xác minh, nhận xét và kiến nghị của cơ quan tham mưu).