Điều 16. Tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế
1. Quy trình xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
a) Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ
Sở Ngoại vụ có trách nhiệm tham mưu UBND tỉnh chậm nhất 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn của UBND tỉnh.
b) Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch UBND tỉnh
- Các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức hội nghị, hội thảo
+ Các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức hội nghị, hội thảo có trách nhiệm lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan theo quy định của pháp luật hiện hành; Gửi tờ trình (kèm theo đề án hoặc kế hoạch) về UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) chậm nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức; Hồ sơ Đề án, Kế hoạch và chế độ báo cáo thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Sở Ngoại vụ tham mưu UBND tỉnh xem xét, quyết định.
- Tổ chức nước ngoài tổ chức hội nghị, hội thảo
+ Tổ chức nước ngoài có trách nhiệm xây dựng Kế hoạch tổ chức gửi về UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) chậm nhất 30 ngày trước ngày dự kiến tổ chức; Hồ sơ Đề án, Kế hoạch và chế độ báo cáo thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Sở Ngoại vụ có trách nhiệm xây dựng văn bản tham mưu trình UBND tỉnh hoặc lấy ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, đơn vị có liên quan theo quy định của pháp luật để tổng hợp trình UBND tỉnh.
2. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
a) Hội nghị, hội thảo quốc tế do Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện
Các cơ quan, đơn vị được UBND tỉnh giao trách nhiệm chủ trì tham mưu có trách nhiệm phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực hiện theo đứng đề án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
b) Các trường hợp tổ chức hội nghị, hội thảo khác
Các cơ quan, tổ chức căn cứ vào Chương trình, Kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt tổ chức thực hiện.
3. Quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế
a) Sở Ngoại vụ có trách nhiệm:
- Là cơ quan đầu mối, giúp UBND tỉnh thống nhất quản lý đối với hội nghị, hội thảo quốc tế tại tỉnh; chịu trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan đơn vị có liên quan thẩm định nội dung và đề án tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; định kỳ hàng năm báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh về tình hình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.
- Phối hợp với Công an tỉnh và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật khi phát hiện trường hợp vi phạm.
b) Công an tỉnh có trách nhiệm:
Chủ trì, phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan, đơn vị liên quan tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các quy định về thông tin, tuyên truyền trước, trong và sau hội nghị, hội thảo; kịp thời báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật khi phát hiện trường hợp vi phạm.
c) Các cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.