Điều 6. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử công vụ
1. Cơ quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử công vụ gửi văn bản đề nghị tới Sở Thông tin và Truyền thông bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành; nếu gửi văn bản điện tử ký số qua hệ thống thư điện tử công vụ thì gửi theo địa chỉ hộp thư điện tử: [email protected].
2. Quy trình cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử công vụ như sau:
a) Đối với cơ quan, đơn vị, cá nhân chưa có hộp thư điện tử công vụ: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị lập danh sách tên cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, đơn vị mình gửi đến Sở Thông tin và Truyền thôngđể đề nghị cấp mới hộp thư điện tử và lưu trong danh bạ thư điện tử công vụ của tỉnh.
b)Đối với trường hợp cá nhân thuyên chuyển công tác giữa các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Hưng Yên: Đơn vị tiếp nhận cá nhân đó gửi thông báo tới Sở Thông tin và Truyền thông để đề nghị cập nhật lại thông tin hộp thư điện tử và lưu vào danh bạ thư điện tử công vụ của tỉnh.
c) Đối với trường hợp cá nhân chuyển công tác ra khỏi tỉnh Hưng Yên hoặc nghỉ việc, nghỉ hưu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền: Thủ trưởng cơ quan, đơn vị lập danh sách các cá nhân đó gửi đến Sở Thông tin và Truyền thông để đề nghị thu hồi hộp thư điện tử công vụ.
d) Đối với trường hợp cơ quan, đơn vị thay đổi tên theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền: Thủ trưởng cơ quan phải gửi văn bản đến Sở Thông tin và Truyền thông để đề nghị thay đổi tên hộp thư điện tử công vụ cho phù hợp với tên mới của cơ quan, đơn vị đó.
Tất cả các trường hợp trên (trừ trường hợp thu hồi hộp thư điện tử công vụ theo đề nghị của các cơ quan, đơn vị) Sở Thông tin và Truyền thông sẽ gửi thông báo bằng văn bản đến cơ quan, đơn vị đã có đề nghị.