Điều 12. Trách nhiệm của các cá nhân trong quản lý, sử dụng hộp thư điện tử công vụ
1. Ngay sau khi được cấp tài khoản hộp thư điện tử công vụ, các cơ quan, cá nhân phải thực hiện việc thay đổi mật khẩu mặc định ban đầu bằng mật khẩu mới nhằm bảo mật thông tin. Mật khẩu mới phải được đặt theo quy định tại Điều 8 Quy chế này. Trường hợp quên mật khẩu, phải báo ngay cho cán bộ phụ trách quản lý thư điện tử của Sở Thông tin và Truyền thông để thực hiện thiết lập lại mật khẩu.
2. Hộp thư điện tử công vụ cơ quan
a) Thủ trưởng của cơ quan, đơn vị (hoặc người được ủy quyền) phải thường xuyên sử dụng, kiểm tra hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị hàng ngày.
b) Quản lý an toàn thông tin tài khoản hộp thư điện tử công vụ cơ quan; lưu trữ các thư điện tử đến hộp thư điện tử công vụ cơ quan; chuyển thông tin từ hộp thư điện tử công vụ cơ quan đến các hộp thư liên quan kịp thời, chính xác và đúng theo chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị; báo cáo Thủ trưởng cơ quan các thư điện tử có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
c) Các thông tin trong hộp thư điện tử công vụ cơ quan, đơn vị khi chuyển đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc bộ phận có trách nhiệm xử lý phải còn nguyên bản đã nhận.
3. Hộp thư điện tử công vụ cá nhân
a) Các cán bộ, công chức, viên chức và cá nhân khác được cấp hộp thư điện tử công vụ có trách nhiệm quản lý an toàn thông tin tài khoản hộp thư điện tử công vụ cá nhân; phải sử dụng, kiểm tra thường xuyên hàng ngày, đảm bảo và chịu trách nhiệm thời gian giải quyết các công việc trên hộp thư công vụ cá nhân của mình; kịp thời báo cáo Thủ trưởng cơ quan, đơn vị các thư điện tử có yêu cầu gửi đến lãnh đạo; tự quản lý, lưu trữ và chịu trách nhiệm về các nội dung thông tin gửi từ hộp thư điện tử công vụ cá nhân của mình.
b) Phải sử dụng hộp thư điện tử công vụ với tên miền hungyen.gov.vn để trao đổi trong công việc; trao đổi với tổ chức, người dân trong các công việc liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước.
4. Khi phát hiện các tài liệu, thông tin trong hộp thư điện tử công vụ cá nhân có chứa các nội dung danh mục bí mật của nhà nước hoặc các thông tin ảnh hưởng đến an ninh, trật tự an toàn xã hội; các phát sinh lỗi hoặc sự cố trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, cá nhân thì phải kịp thời thông báo tới Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cán bộ đầu mối phụ trách công nghệ thông tin của đơn vị mình để phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông ngăn chặn và khắc phục sự cố.