Điều 29. Lập biên bản, báo cáo kiểm tra; thẩm định, phát hành báo cáo kiểm tra; lưu trữ hồ sơ kiểm tra
1. Kết thúc mỗi đơn vị được kiểm tra, Tổ trưởng tổ kiểm tra (hoặc Trưởng đoàn kiểm tra trong trường hợp không thành lập tổ kiểm tra) lập biên bản kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán theo mẫu do Kiểm toán nhà nước quy định.
2. Căn cứ các biên bản kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán và các tài liệu có liên quan, Trưởng đoàn kiểm tra lập báo cáo kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán của đơn vị được kiểm toán gửi Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm tra để tổ chức thẩm định.
3. Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm tra có trách nhiệm thành lập tổ thẩm định; tổ chức, phân công thực hiện thẩm định và lập báo cáo thẩm định dự thảo báo cáo kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán theo các quy định và hướng dẫn của Kiểm toán nhà nước.
4. Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm tra có tránh nhiệm phát hành báo cáo kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán, gửi các đơn vị được kiểm tra và cơ quan có liên quan theo quy định và hướng dẫn của Kiểm toán nhà nước.
5. Trưởng đoàn kiểm tra có trách nhiệm lập và nộp hồ sơ kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán để lưu trữ theo quy định về lưu trữ hồ sơ của Kiểm toán nhà nước./.
Phụ lục số 01
CÁC PHƯƠNG PHÁP, THỦ TỤC KIỂM TOÁN CHỦ YẾU
1. Quan sát
Quan sát là việc theo dõi một quy trình hoặc thủ tục do người khác thực hiện, như Kiểm toán viên nhà nước quan sát việc thực hiện các hoạt động kiểm soát của các đơn vị được kiểm toán. Việc quan sát cung cấp bằng chứng kiểm toán về việc thực hiện một quy trình hoặc thủ tục nhưng chỉ giới hạn ở thời điểm quan sát
2. Kiểm tra, đối chiếu
Kiểm tra, đối chiếu là việc nghiên cứu, xem xét sổ sách, ghi chép và các hồ sơ tài liệu khác trên cơ sở đó để đánh giá việc tuân thủ của nội dung kiểm toán so với tiêu chí kiểm toán đã xác định.
- Kiểm tra, đối chiếu trực tiếp là phương pháp kiểm toán mà Kiểm toán viên tiến hành so sánh, đối chiếu về mặt lượng của cùng một chỉ tiêu trên các nguồn tài liệu khác nhau (các chứng từ kế toán) để tìm ra các sai sót, gian lận về chỉ tiêu đó.
- Kiểm tra, đối chiếu lôgíc là việc nghiên cứu các mối quan hệ bản chất giữa các chỉ tiêu có quan hệ với nhau thông qua việc xem xét mức biến động tương ứng về trị số của các chỉ tiêu có quan hệ kinh tế trực tiếp, song có thể có mức biến động khác nhau và có thể theo các hướng khác nhau.
Hai phương pháp này thường được kết hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình kiểm toán. Các bước tiến hành như sau:
a) Chuẩn bị cho kiểm tra, đối chiếu:
- Xác định các chỉ tiêu cần kiểm tra, đối chiếu;
- Thu thập các tài liệu, chứng cứ gắn với các chỉ tiêu đã xác định cần phải kiểm tra, đối chiếu.
b) Thực hiện kiểm tra, đối chiếu:
- Soát xét các tài liệu, chứng từ, tính toán và tiến hành so sánh bằng phương pháp trực tiếp hoặc logíc.
- Tổng hợp các chỉ tiêu đã kiểm tra, đối chiếu, chỉ ra các sai lệch của các chỉ tiêu.
c) Các công việc sau kiểm tra, đối chiếu:
- Phân tích, tìm nguyên nhân sai lệch của các chỉ tiêu.
- Kết luận về những chỉ tiêu đảm bảo được tính chính xác hoặc mở rộng phạm vi, điều chỉnh phương pháp để tìm nguyên nhân hoặc kết luận về những sai sót, vi phạm của đơn vị liên quan đến các chỉ tiêu có sai lệch.
3. Xác nhận từ bên ngoài
Xác nhận từ bên ngoài là bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên nhà nước thu thập được dưới hình thức phúc đáp trực tiếp của bên thứ ba (bên xác nhận) ở dạng văn bản. Xác nhận từ bên ngoài thường được sử dụng để xác minh các cơ sở dẫn liệu liên quan đến các số dư tài khoản, các điều khoản của hợp đồng, hoặc các giao dịch của đơn vị với bên thứ ba và các thông tin có liên quan khác.
a) Chuẩn bị cho xác nhận từ bên ngoài
- Xác định nội dung cần xác nhận từ bên ngoài; đối tượng thực hiện xác nhận;
- Lập văn bản đề nghị xác nhận, trong đó nêu rõ nội dung cần xác nhận tính hiện hữu hoặc tính chính xác của các số liệu thông tin cần xác nhận .
b) Thực hiện xác nhận
- Gửi văn bản cần xác nhận đến đối tượng cần xác nhận;
- Thu thập các văn bản phúc đáp, so sánh đối chiếu với thông tin hiện có do đơn vị được kiểm toán cung cấp.
c) Các công việc sau khi thực hiện xác nhận
- Phân tích đánh giá, xác định nguyên nhân của sự sai lệch về số liệu, thông tin xác nhận (nếu có) và ảnh hưởng kết quả xác nhận;
- Kết luận về những chỉ tiêu đảm bảo được tính chính xác hoặc mở rộng phạm vi, điều chỉnh phương pháp để tìm nguyên nhân hoặc kết luận về những sai sót, vi phạm của đơn vị liên quan đến các chỉ tiêu có sai lệch.
4. Tính toán lại
Tính toán lại là việc kiểm toán viên kiểm tra độ chính xác về mặt toán học của các số liệu. Tính toán lại có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động.
5. Điều tra
Là phương pháp kiểm toán mà theo đó bằng những cách thức khác nhau, Kiểm toán viên tiếp cận đối tượng kiểm toán nhằm tìm hiểu, thu nhận những thông tin cần thiết về tình huống, thực chất, thực trạng của một số vụ việc, bổ sung căn cứ cho việc đưa ra những đánh giá, nhận xét hay kết luận kiểm toán.
a) Trong điều tra, tùy theo yêu cầu và tình hình cụ thể, Kiểm toán viên nhà nước có thể sử dụng các phương pháp sau:
- Phỏng vấn điều tra trực tiếp: Kiểm toán viên nhà nước gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với các đối tượng liên quan nhằm thu thập những thông tin cần kiểm tra.
- Điều tra gián tiếp: Kiểm toán viên nhà nước sử dụng các bảng chi tiêu, phiếu câu hỏi… cần quan tâm kiểm tra tới những cá nhân, tổ chức liên quan để thu thập những thông tin cần kiểm tra.
b) Hai phương pháp điều tra cụ thể này, chỉ khác nhau về hình thức; các bước điều tra được tiến hành như sau:
- Chuẩn bị điều tra:
+ Xác định nội dung, đối tượng và phạm vi cần điều tra;
+ Lập đề cương những câu hỏi, thông tin cần phỏng vấn hoặc thiết kế những bảng biểu, phiếu câu hỏi cần gửi điều tra.
- Thực hiện điều tra: Tiếp cận đối tượng phỏng vấn, thu thập thông tin hoặc gửi các bảng biểu, phiếu câu hỏi… Sau đó, hoặc trực tiếp đến để nhận thông tin hoặc thu lại phiếu điều tra qua đường gián tiếp.
- Các công việc sau điều tra: Tổng hợp, phản ánh, loại trừ, chọn lọc các thông tin, từ đó đưa ra những nhận xét, kết luận hoặc điều chỉnh phương pháp, phạm vi kiểm toán.
6. Phỏng vấn
Phỏng vấn là việc tìm kiếm thông tin từ những người có hiểu biết trong nội bộ đơn vị được kiểm toán hoặc từ bên ngoài đơn vị được kiểm toán. Phỏng vấn được sử dụng rộng rãi trong suốt quá trình kiểm toán cùng với các thủ tục kiểm toán khác.
Các hình thức phỏng vấn: phỏng vấn bằng văn bản hoặc phỏng vấn bằng lời. Trong một số trường hợp, kiểm toán viên nhà nước cần yêu cầu lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán phải có giải trình bằng văn bản để xác nhận những câu trả lời phỏng vấn bằng lời.
7. Thủ tục phân tích
Phân tích là cách thức sử dụng quá trình tư duy lôgíc để nghiên cứu và so sánh các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các số liệu, các thông tin nhằm đánh giá tính hợp lý hoặc không hợp lý của các thông tin trong báo cáo của đơn vị được kiểm toán.
Các thể thức phân tích thường được áp dụng trong kiểm toán gồm: So sánh số liệu giữa các kỳ thực hiện, giữa thực hiện với kế hoạch, giữa thực tế với số liệu dự đoán của Kiểm toán viên, số liệu giữa các đơn vị cùng loại hình…
Khi thực hiện phương pháp phân tích, các bước nội dung công việc cần tiến hành như sau:
a) Xây dựng mục tiêu cụ thể cho áp dụng phương pháp phân tích nhằm giúp cho việc thiết kế các thể thức phân tích hiệu quả.
b) Thiết kế các thể thức phân tích gồm 3 nội dung:
- Lựa chọn thể thức phân tích thích hợp nhất;
- Lựa chọn các tài liệu, thông tin… thích hợp với thể thức phân tích đã lựa chọn và mục tiêu đã xác định;
- Xây dựng các nguyên tắc quyết định đối với quá trình xác định các sai số và dao động bất thường (các thủ tục tiếp theo khi xác định những sai số và dao động bất thường đó).
c) Tiến hành phân tích, bao gồm 3 nội dung công việc:
- Dựa trên thiết kế các thể thức phân tích, tiến hành các quá trình tính toán, so sánh số liệu, thông tin để phát hiện những sai số và giao động bất thường;
- Xếp loại các kết quả nghiên cứu theo nguyên tắc quyết định;
- Tiến hành các thủ tục tiếp theo (thảo luận với ban lãnh đạo điều tra tiếp hoặc không điều tra…).
8. Thực hiện lại
Là phương pháp tái diễn các hoạt động hay nghiệp vụ để xác minh lại kết quả của một quá trình, một sự việc đã qua, hoặc sử dụng thủ pháp kỹ thuật, nghiệp vụ để tiến hành các phép thử nhằm xác định một cách khách quan chất lượng công việc, mức độ chi phí…
Các bước thực hiện lại tiến hành như sau:
a) Chuẩn bị thực hiện lại:
- Xác định mục đích, nội dung của thực hiện lại;
- Chuẩn bị các điều kiện về nhân lực, phương tiện, dụng cụ, vật tư thực hiện lại và các phương tiện đo lường, đánh giá…;
- Xây dựng quy trình thực hiện lại.
b) Tiến hành thực hiện lại:
- Thực hiện các quy trình thực hiện lại;
- Thống kê, tính toán, đo lường các chỉ tiêu, thông số, kết quả của quá trình thực hiện lại;
- So sánh số liệu, thông tin được rút ra từ thực nghiệm với các số liệu, thông tin trong sổ sách, chứng từ…, tìm ra các sai lệch giữa hai loại số liệu, thông tin trên.
c) Các công việc sau thực hiện lại:
- Phân tích và tìm nguyên nhân những sai lệch giữa số liệu, thông tin của thực hiện lại và sổ sách;
- Kết luận về những số liệu, thông tin đảm bảo chính xác trên sổ sách hoặc mở rộng, điều chỉnh phương pháp kiểm toán để tìm nguyên nhân hoặc kết luận về những sai sót vi phạm của đơn vị liên quan đến những sai lệch trên sổ sách, chứng từ…
TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC
(Đã ký)
Hồ Đức Phớc