Điều 14. Yêu cầu quản lý thông tin trong hộp thư điện tử
1. Các thông tin, văn bản phát hành chính thức của tổ chức phải đúng chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt trước khi gửi đi.
2. Mỗi tổ chức, cá nhân cần phải tạo những thư mục riêng trên máy tính làm việc của mình một cách khoa học (theo loại văn bản, theo tháng, năm,...), để lưu tất cả các loại văn bản gửi, nhận phòng khi đường truyền internet hoặc Hệ thống thư điện tử có sự cố và đặc biệt là tìm kiếm lại các loại văn bản trước đây, giúp giải quyết công việc được nhanh chóng.
3. Khi soạn thảo văn bản, phần nơi nhận của công văn đi, cần ghi cụ thể địa chỉ thư điện tử tại nơi nhận (nếu gửi qua hộp thư điện tử) để cán bộ phụ trách việc gửi công văn được thuận tiện hơn.