Điều 9. Quản lý đoàn vào
1. Việc tiếp khách nước ngoài của lãnh đạo thành phố:
a) Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với Sở, ban, ngành có liên quan có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc cụ thể để đón tiếp các đoàn khách quốc tế đến thăm và làm việc với lãnh đạo UBND thành phố;
b) Trường hợp khách nước ngoài yêu cầu đột xuất gặp lãnh đạo UBND thành phố, Sở Ngoại vụ hoặc cơ quan, đơn vị đón khách có trách nhiệm ghi nhận, kịp thời báo cáo xin ý kiến và trả lời khách;
c) Các cơ quan, đơn vị trong thành phố khi có yêu cầu đề nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố tiếp các đối tác nước ngoài của cơ quan, đơn vị mình, phải có văn bản đề nghị nêu rõ nội dung và hình thức cuộc tiếp, thành phần, chương trình hoạt động của khách tại địa phương và các vấn đề có liên quan; đồng thời, phối hợp với Sở Ngoại vụ chuẩn bị nội dung, chương trình, phiên dịch cho buổi tiếp. Văn bản đề nghị trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND thành phố ít nhất 05 ngày làm việc, trước ngày dự kiến tiếp.
d) Sở, ban ngành thành phố, Ủy ban nhân dân quận, huyện phải cử cán bộ có thẩm quyền và chuyên môn tham gia buổi tiếp khách khi có sự yêu cầu của lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố.
2. Việc tiếp khách nước ngoài của các cơ quan, đơn vị trong thành phố:
a) Các cơ quan, đơn vị trong thành phố có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về thời gian, địa điểm, nội dung, chương trình làm việc, danh sách đoàn nước ngoài và thành phần tiếp đoàn đến Sở Ngoại vụ chậm nhất 05 ngày trước khi tiếp khách nước ngoài đến thăm và làm việc tại cơ quan, đơn vị. Trong trường hợp đột xuất có thể tiếp và làm việc ngay, nhưng phải thông báo về Sở Ngoại vụ bằng văn bản chậm nhất 05 ngày sau khi tiếp đoàn.
b) Đối với các đoàn là đại diện các cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài, Sở Ngoại vụ là đầu mối duy nhất tham mưu cho UBND thành phố về chương trình, nội dung tiếp và làm việc với đoàn. Các cơ quan, đơn vị chỉ được tiếp và làm việc với các đoàn là đại diện các cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài khi có ý kiến cho phép của UBND thành phố.
c) Đối với các tổ chức quốc tế có nội dung hoạt động tôn giáo, dân tộc và các vấn đề nhạy cảm khác, các cơ quan, đơn vị phải báo cáo xin ý kiến của UBND thành phố trước khi tiếp xúc, trao đổi.