Điều 11. Hồ sơ đề nghị khen thưởng và thời gian giải quyết khen thưởng
1. Báo cáo thành tích đề nghị khen thưởng
Trong một hình thức khen thưởng có quy định các tiêu chuẩn khác nhau, mỗi tiêu chuẩn cần phải báo cáo thành tích khác nhau. Vì vậy, khi đề nghị khen thưởng cần lưu ý báo cáo thành tích phải bám sát tiêu chuẩn đó. Hồ sơ đề nghị khen thưởng phải phù hợp với hình thức khen thưởng. Báo cáo thành tích phải có đủ các căn cứ để đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định của Luật Thi đua, khen thưởng và Nghị định số 42/2010/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 02/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ. Báo cáo thành tích phải theo đúng mẫu quy định tại Nghị định số 39/2012/NĐ-CP ngày 27 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ.
Đối với những đơn vị có nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, khi trình các hình thức khen thưởng: Cờ thi đua, Bằng khen, Chiến sĩ thi đua cấp Thành phố, Tập thể lao động xuất sắc và các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước cho tập thể hoặc cá nhân là thủ trưởng đơn vị, trong báo cáo thành tích phải kê khai rõ các nội dung (Số tiền thuế và các khoản thu khác thực tế đã nộp trong năm so với đăng ký; Tỷ lệ % về số nộp ngân sách Nhà nước so với năm trước; Cam kết đã nộp đủ, đúng các loại thuế, các khoản thu khác theo quy định của pháp luật và nộp đúng thời hạn), đồng thời phải có xác nhận của cơ quan tài chính về những nội dung trên.
2. Hồ sơ đề nghị khen thưởng:
a) Tờ trình đề nghị khen thưởng của đơn vị;
b) Biên bản họp Hội đồng Thi đua - Khen thưởng hoặc biên bản họp của cơ quan, đơn vị đề nghị khen thưởng;
c) Báo cáo thành tích, báo cáo tóm tắt thành tích (theo mẫu quy định tại Nghị định số 39/2012/NĐ-CP ngày 27 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ) của tập thể, cá nhân được đề nghị xét khen thưởng. Đối với hồ sơ trình đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố khen thưởng có thể làm trích ngang thành tích của các tập thể, cá nhân (Báo cáo thành tích phải có nhận xét, đánh giá, xác nhận thành tích của Thủ trưởng cấp trên quản lý trực tiếp của tập thể, cá nhân đề nghị khen thưởng và phải chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo thành tích đó);
d) Văn bản hiệp y của cấp quản lý ngành và cấp quản lý địa phương theo quy định (đối với các tập thể đề nghị Cờ thi đua thành phố và khen thưởng cấp Nhà nước);
đ) Đối với hồ sơ đề nghị xét công nhận danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp thành phố và Chiến sĩ thi đua toàn quốc, phải có báo cáo về nội dung các đề tài, sáng kiến, kinh nghiệm, các giải pháp trong công tác và quản lý đem lại hiệu quả thiết thực được Hội đồng xét công nhận sáng kiến cấp Bộ, ngành, đoàn thể Trung ương, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xác nhận;
e) Xác nhận của cơ quan tài chính theo quy định (đối với những đơn vị có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước, khi trình các hình thức khen thưởng cấp Nhà nước cho đơn vị và Thủ trưởng đơn vị);
f) Kế hoạch sơ kết, tổng kết đợt hoạt động thi đua thường xuyên hoặc chuyên đề và các văn bản chỉ đạo của cấp trên (nếu có);
g) Kèm theo Bản đánh máy danh sách và thành tích tập thể, cá nhân.
3. Thời gian nộp hồ sơ và giải quyết khen thưởng
a) Hồ sơ đề nghị khen thưởng cấp quận:
- Đối với hồ sơ đề nghị khen thưởng Giấy khen Ủy ban nhân dân quận: gửi về Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận (Phòng Nội vụ quận) 01 bộ hồ sơ; sau khi nhận đủ hồ sơ, đúng thủ tục, trong 10 ngày làm việc Phòng Nội vụ quận tham mưu trình Ủy ban nhân dân quận xem xét, ban hành quyết định khen thưởng; trường hợp không được Ủy ban nhân dân quận chấp thuận hoặc không đủ điều kiện khen thưởng, Phòng Nội vụ quận có văn bản thông báo kết quả thẩm định hồ sơ cho cơ quan, đơn vị đề nghị biết.
Không giải quyết hồ sơ đề nghị khen thưởng gấp gửi trước ít hơn 3 ngày làm việc so với ngày đề nghị có kết quả khen thưởng (trừ trường hợp đề nghị khen thưởng đột xuất hoặc do yêu cầu của Thường trực Ủy ban nhân dân quận).
- Đối với hồ sơ chấm điểm, đề nghị xét danh hiệu thi đua hàng năm (Cờ Thi đua, Tập thể lao động xuất sắc, tập thể lao động tiên tiến; Chiến sỹ thi đua cơ sở, lao động tiên tiến) gửi về Phòng Nội vụ quận 01 bộ hồ sơ chậm nhất ngày 15 tháng 11 hàng năm; riêng ngành Giáo dục và Đào tạo gửi hồ sơ về Phòng Nội vụ quận chậm nhất ngày 15 tháng 8 của năm. Công tác chấm điểm, đề nghị xét danh hiệu thi đua hàng năm thực hiện theo hướng dẫn riêng của Ủy ban nhân dân quận, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận.
b) Hồ sơ đề nghị khen thưởng cấp Thành phố:
- Đối với hồ sơ đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố xét khen thưởng theo chuyên đề, đột xuất… gửi về Phòng Nội vụ quận 03 bộ hồ sơ; sau khi nhận đủ hồ sơ, đúng thủ tục trong 20 ngày làm việc Phòng Nội vụ quận tham mưu trình Ủy ban nhân dân quận, Quận ủy xem xét thông qua và đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố khen thưởng theo quy định. Trường hợp không được Ủy ban nhân dân quận, Quận ủy xét thông qua, Phòng Nội vụ quận có văn bản thông báo kết quả xét khen thưởng cho đơn vị đề nghị biết.
- Đối với hồ sơ đề nghị xét danh hiệu thi đua, khen thưởng cấp thành phố về tổng kết thi đua hàng năm (Chiến sỹ thi đua thành phố, Bằng khen thành phố…) gửi về Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận (Phòng Nội vụ quận) 03 bộ hồ sơ, thời gian chậm nhất ngày 15 tháng 02 năm sau; riêng ngành Giáo dục và Đào tạo gửi hồ sơ chậm nhất ngày ngày 15 tháng 8 của năm.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, đúng thủ tục trong 30 ngày làm việc phòng Nội vụ quận tham mưu trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận, Ủy ban nhân dân quận xem xét thông qua.
c) Hồ sơ đề nghị khen thưởng cấp Nhà nước:
Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân quận xét đề nghị khen thưởng cấp Nhà nước gửi về Phòng Nội vụ quận với số lượng (bản chính) như sau:
Bằng khen Thủ tướng Chính phủ 05 bộ hồ sơ; Danh hiệu Chiến sỹ thi đua toàn quốc 05 bộ hồ sơ; Cờ Thi đua Chính phủ 05 bộ hồ sơ; Huân chương các loại 06 bộ hồ sơ; danh hiệu Vinh dự Nhà nước 31 bộ hồ sơ (riêng hồ sơ đề nghị danh hiệu Anh hùng lao động nộp 34 bộ hồ sơ).
Thời gian gửi hồ sơ chậm nhất ngày 15 tháng 02 năm sau; riêng ngành Giáo dục và Đào tạo gửi hồ sơ khen thưởng chậm nhất ngày 15 tháng 8 của năm.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, đúng thủ tục trong 30 ngày làm việc Phòng Nội vụ quận tham mưu trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận, Ủy ban nhân dân quận, Quận ủy xem xét thông qua.
d) Hồ sơ đề nghị khen thưởng theo thủ tục đơn giản được thực hiện đối với những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc, đột xuất như học sinh giỏi, vận động viên đạt giải trong các kỳ thi, các gương dũng cảm, quên mình cứu người, cứu tài sản, bắt cướp... Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của đơn vị hoặc cấp quận có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền khen thưởng kịp thời.
Hồ sơ gồm: Tờ trình, Bản tóm tắt thành tích của cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp ghi rõ hành động, thành tích, công trạng để đề nghị khen thưởng theo thủ tục đơn giản. Số lượng hồ sơ như sau: 01 bộ hồ sơ đối với khen thưởng cấp quận, 04 bộ hồ sơ đối với khen thưởng cấp Thành phố và 05 bộ hồ sơ đối với khen thưởng cấp Nhà nước.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, đúng thủ tục trong 20 ngày làm việc Phòng Nội vụ quận tham mưu trình Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận, Ủy ban nhân dân quận xem xét thông qua.
đ) Hội đồng Thi đua - Khen thưởng của đơn vị, cơ quan làm công tác thi đua khen thưởng có trách nhiệm kiểm tra việc chấp hành về qui trình, thủ tục, tính chính xác của hồ sơ, thẩm định tiêu chuẩn khen thưởng của các đối tượng trình khen thưởng. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm về việc đề xuất khen thưởng tập thể, cá nhân thuộc đơn vị mình phụ trách.
4. Thông báo kết quả khen thưởng
a) Các tập thể, cá nhân đủ tiêu chuẩn, điều kiện khen thưởng và đã được cấp có thẩm quyền quyết định khen thưởng, trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được quyết định khen thưởng, cơ quan thẩm định hồ sơ phải thông báo cho đơn vị trình khen biết.
b) Các tập thể, cá nhân không đủ tiêu chuẩn, điều kiện khen thưởng, trong thời gian 05 ngày làm việc (kể từ ngày cấp có thẩm quyền quyết định đồng ý với cơ quan thẩm định), cơ quan thẩm định phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan, đơn vị trình khen thưởng biết.
5. Lưu trữ hồ sơ khen thưởng
Phòng Nội vụ quận (Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận) có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ, Quyết định khen thưởng đã tham mưu Ủy ban nhân dân quận, Hội đồng Thi đua - Khen thưởng quận.
Các cơ quan, đơn vị thuộc quận có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ khen thưởng của cấp mình theo qui định hiện hành về công tác lưu trữ để thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ, giải quyết đơn, thư khiếu nại hoặc xác nhận các đối tượng được khen thưởng khi có yêu cầu.