Điều 5. Bộ máy
1. Ban lãnh đạo Văn phòng:
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận có 01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng:
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân quận và trước pháp luật về tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền được giao cho Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân quận và các báo cáo khác của Ủy ban nhân dân quận theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân quận, Ủy ban nhân dân phường thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân quận.
- Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân quận thông qua và giúp Ủy ban nhân dân quận kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân. Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận tổ chức thực hiện quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân quận với Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.
- Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân, tổ chức việc thu thập tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
- Tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận tổ chức thực hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 24 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương; tổ chức bộ phận tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của Ủy ban nhân dân quận.
- Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân quận, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
- Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giao.
- Trong điều hành hoạt động của cơ quan, Chánh Văn phòng phụ trách chung các tổ, các bộ phận, tổ chức mối quan hệ phối hợp giữa các tổ, bộ phận của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, điều hành thực hiện các yêu cầu nhiệm vụ công tác của cơ quan. Phụ trách công tác tổ chức, tài vụ, chủ tài khoản, quản lý kinh phí hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận theo cơ chế “một cửa, một dấu”.
- Trong công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo, Chánh Văn phòng có trách nhiệm:
+ Bố trí phòng làm việc, nơi đón tiếp công dân bảo đảm thuận lợi, dễ dàng.
+ Phối hợp với Chánh Thanh tra quận xây dựng lịch tiếp dân của Ủy ban nhân dân quận.
+ Trả lời đương sự có đơn, thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo khi được Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ủy quyền.
Phó Chánh Văn phòng:
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các nội dung công việc thuộc lĩnh vực được phân công, tham gia ý kiến với Chánh Văn phòng về những công việc chung của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và được thay mặt Chánh Văn phòng ký các văn bản, thư mời theo nội dung được phân công phụ trách.
+ Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu tổng hợp:
- Cùng Chánh Văn phòng phối hợp với các phòng, ban, đơn vị tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phục vụ sự điều hành chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận.
- Chịu trách nhiệm tổng hợp tình hình kinh tế xã hội của quận, các trọng tâm, chuyên đề công tác trên các lĩnh vực hoạt động của quận.
- Phân công, đôn đốc cán bộ nghiên cứu tổng hợp và các chuyên viên trong việc theo dõi, nắm tình hình hoạt động của các ngành, đơn vị, kết quả triển khai tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch và các chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận tại cơ sở, tổng hợp báo cáo định kỳ cho Ủy ban nhân dân quận và thành phố theo quy định.
- Tham mưu hoàn chỉnh các văn bản, các đề án do các phòng, ban, đơn vị và cán bộ nghiên cứu tổng hợp soạn thảo theo yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
- Trực tiếp phụ trách Tổ Nghiên cứu tổng hợp và Tổ Tin học quản trị mạng.
+ Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính quản trị:
- Chịu trách nhiệm quản lý điều hành công tác hành chính, quản trị, hậu cần phục vụ yêu cầu hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận.
- Phân công và kiểm tra các bộ phận liên quan trong việc in ấn phát hành văn bản, thư mời họp, tổ chức phục vụ các cuộc hội nghị, tiếp khách đối ngoại, các hoạt động lễ hội, Tết.
- Quản lý cơ sở vật chất, tài sản phương tiện vận chuyển, trang thiết bị phục vụ yêu cầu làm việc của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quận. Phối hợp với các phòng, ban, đơn vị quản lý các thiết bị cơ sở vật chất của các đơn vị trong khu vực. Theo dõi việc sửa chữa trụ sở làm việc, máy móc thiết bị... của cơ quan và các phòng, ban, đơn vị trong cơ chế “một cửa”.
- Giúp Chánh Văn phòng trong việc giải quyết công việc nội bộ cơ quan, quản lý các khoản thu chi, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm… theo đúng thủ tục, chế độ tài chính kế toán.
- Trực tiếp phụ trách Tổ Văn thư lưu trữ và Tổ Quản trị tài vụ.
+ Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổ nghiệp vụ hành chính công:
- Chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của Tổ nghiệp vụ hành chính công theo quy chế hoạt động được Ủy ban nhân dân quận ban hành.
- Trực tiếp ký các văn bản trình Ủy ban nhân dân quận xem xét quyết định việc giải quyết các hồ sơ hành chính của công dân, đảm bảo đúng quy định và quy trình giải quyết hồ sơ hành chính được ban hành. Ký các văn bản trả lời cho công dân và tổ chức liên quan đến tác nghiệp công việc hành chính công.
2. Các Tổ chuyên môn:
Tổ Văn thư lưu trữ:
- Tiếp nhận và phát hành công văn giấy tờ các loại tư liệu, quản lý sử dụng con dấu.
- Tiếp và hướng dẫn khách đến liên hệ giao dịch công văn, giấy tờ.
- Đánh máy, sao chụp, in ấn phát hành các văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và các công văn đi đến, thư mời do Chánh, Phó Chánh Văn phòng xử lý, đảm bảo đúng thủ tục hành chính trong quản lý văn thư, lưu trữ văn bản.
- Lưu trữ công văn, giấy tờ, tài liệu đảm bảo đúng chế độ bảo mật theo quy định của Nhà nước.
Tổ Tin học quản trị mạng:
- Quản lý hệ thống mạng vi tính, đảm bảo truyền thông dữ liệu thông tin từ quận về thành phố và từ quận đến các cơ quan đơn vị, Ủy ban nhân dân 14 phường. Quản lý Trang tin điện tử website của quận.
- Phối hợp với Tổ Văn thư lưu trữ trong việc cập nhật dữ liệu công văn đi đến phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và truy cập dữ liệu của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận.
Tổ Nghiên cứu tổng hợp:
Tổ có nhiệm vụ theo dõi, nắm tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị, các phường, tổng hợp tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi được phân công, gồm một số nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Nắm tình hình hoạt động của các cơ quan đơn vị cơ sở, Ủy ban nhân dân 14 phường, kết quả triển khai tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và công tác chỉ đạo của Ủy ban nhân dân quận theo lĩnh vực được phân công, trên cơ sở đó tổng hợp làm báo cáo định kỳ (tuần, tháng, 6 tháng, quý, năm) và các báo cáo chuyên đề. Đôn đốc nhắc nhở các đơn vị thực hiện các yêu cầu chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận.
- Đề xuất ý kiến trong việc xây dựng chương trình, lịch công tác của Ủy ban nhân dân quận.
- Phối hợp, đôn đốc các cơ quan, các ngành có liên quan trong việc chuẩn bị nội dung các cuộc hội nghị, cuộc họp triển khai công tác (nội dung, tài liệu, thành phần tham dự hội nghị..) và có trách nhiệm tham dự, ghi biên bản các cuộc họp do Thường trực Ủy ban nhân dân quận chủ trì (trừ các cuộc họp của Hội đồng, Ban chỉ đạo sẽ do Thường trực Hội đồng, Thường trực Ban chỉ đạo hoặc bộ phận Thường trực giúp việc cho Hội đồng, Ban chỉ đạo chịu trách nhiệm chính trong việc lập biên bản, cán bộ nghiên cứu tổng hợp dự nắm tình hình và ghi sổ họp để lưu theo dõi).
- Rà soát chỉnh lý về mặt từ ngữ, nội dung, hình thức… của các văn bản do các ngành, các đơn vị dự thảo trình Thường trực Ủy ban nhân dân quận ký nhằm đảm bảo tính pháp lý, đầy đủ về nội dung và đúng thủ tục hành chính về mặt văn bản. Dự thảo các văn bản pháp quy không thuộc chức năng của các Phòng chuyên môn do Ủy ban nhân dân quận giao.
- Được tham dự các cuộc họp của các ngành, các đơn vị cơ sở thuộc quận khi bàn đến công tác chung, các vấn đề thuộc phạm vi liên quan, thuộc chức năng của cán bộ nghiên cứu tổng hợp được phân công cần phải nắm, được cung cấp các văn bản của các cơ quan Trung ương, thành phố ban hành thuộc phạm vi công tác được phân công.
Cán bộ nghiên cứu tổng hợp cần nắm chắc chủ trương, chính sách của Nhà nước, các quy định pháp luật, quy tắc hành chính, nội dung yêu cầu nhiệm vụ của lĩnh vực công tác được phân công, sưu tầm, tích lũy, hệ thống hóa tư liệu phục vụ yêu cầu công tác.
- Cán bộ Tổ Nghiên cứu tổng hợp được phân công theo từng lĩnh vực công việc của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận. Cụ thể:
- Cán bộ trực tiếp giúp việc cho cơ quan Thường trực Hội đồng nhân dân.
- Cán bộ chuyên trách thi đua là Ủy viên Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng.
- Cán bộ chuyên trách tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo.
- Cán bộ theo dõi khối kinh tế, khối quản lý đô thị, xây dựng cơ bản, khối văn hóa xã hội, khối nội chính và khối phường.
Tổ Quản trị - Tài vụ:
- Bảo đảm tốt các yêu cầu phục vụ cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân lúc bình thường cũng như khi có yêu cầu đột xuất về mặt vật chất, phương tiện kỹ thuật.
- Tổ chức phục vụ các hội nghị, tiếp khách, các dịp lễ, Tết, việc đi lại công tác, đối ngoại của Ủy ban nhân dân quận.
- Giúp Chánh Văn phòng trong việc dự trù kinh phí và quản lý các khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và các Phòng chuyên môn chung tài khoản theo đúng quy định về chế độ tài chính - kế toán và quy chế chi tiêu nội bộ được Ủy ban nhân dân quận phê duyệt hàng năm.
- Quản lý duy tu bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện vận chuyển, máy móc, trang thiết bị điện nước, phục vụ yêu cầu chung của các cơ quan đơn vị trong khu vực trụ sở Ủy ban nhân dân quận, hội trường, phòng họp và các phòng làm việc của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận.
- Tổ chức, kiểm tra, đôn đốc công tác bảo vệ cơ quan, đảm bảo an ninh trật tự phòng cháy chữa cháy, đảm bảo an toàn cơ quan, thực hiện công sở văn minh sạch đẹp.
Tổ Nghiệp vụ hành chính công:
- Tiếp nhận nghiên cứu thụ lý và trực tiếp tham mưu trình Ủy ban nhân dân quận xem xét giải quyết các hồ sơ hành chính của công dân và các đơn vị có nhu cầu giải quyết trên các lĩnh vực: đăng ký kinh doanh, nhà đất, xây dựng công trình đô thị, đảm bảo việc hoàn trả hồ sơ, giấy tờ lại cho dân và các đơn vị đúng thời hạn quy định.
- Phối hợp, quan hệ trực tiếp với các Phòng, đơn vị chức năng trong quá trình thụ lý giải quyết các hồ sơ hành chính của công dân.