Điều 8. Chế độ hội họp, báo cáo
1. Chế độ họp, giao ban nội bộ
a) Chế độ họp với Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh: Thực hiện nghiêm chế độ họp định kỳ theo quy định của tỉnh và họp đột xuất (nếu có) để xin ý kiến giải quyết những công việc phức tạp, cấp bách, liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị;
b) Chế độ hội họp với các nhà thầu: Được tổ chức thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án, gồm: Ký kết hợp đồng, tiến độ, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành; họp giải quyết các vấn đề vướng mắc, nảy sinh trong quá trình triển khai thực hiện dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư, giai đoạn kết thúc đầu tư và các cuộc họp cần thiết khác tùy theo tình hình thực tế;
c) Chế độ hội họp, giao ban nội bộ Ban Quản lý dự án: Ban Giám đốc thường xuyên tổ chức các cuộc họp, hội ý để chỉ đạo, điều hành công việc của đơn vị. Định kỳ hàng tuần, tháng, quý Ban Quản lý dự án tổ chức các cuộc họp giao ban hoặc họp đột xuất và các hội nghị sơ kết, tổng kết do Giám đốc triệu tập, chủ trì. Nội dung, thành phần, thời gian cuộc họp, hội nghị do Giám đốc quyết định theo quy định về chế độ hội họp, giao ban. Trường hợp Giám đốc vắng mặt thì Phó Giám đốc được Giám đốc ủy quyền triệu tập, chủ trì cuộc họp, hội nghị để triển khai thực hiện nhiệm vụ theo đúng chế độ, chương trình, kế hoạch của đơn vị;
Phòng Hành chính - Tổng hợp có trách nhiệm thông báo, triệu tập hội nghị, cuộc họp đúng thời gian, thành phần theo yêu cầu và chuẩn bị nội dung, cơ sở vật chất phục vụ cuộc họp, hội nghị, tổ chức ghi biên bản hội nghị, cuộc họp và thông báo kết luận của Giám đốc, Phó Giám đốc đến các phòng chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện.
2. Chế độ báo cáo
a) Ban Quản lý dự án thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh và theo yêu cầu của các cơ quan có thẩm quyền.
b) Chế độ báo cáo trong nội bộ Ban Quản lý dự án:
Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Ban Quản lý dự án thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với lãnh đạo Ban Quản lý dự án theo quy định; đồng thời, tham mưu báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định hoặc theo yêu cầu.
Các Phó Giám đốc, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và viên chức được Giám đốc phân công thay Giám đốc dự họp, làm việc phải có trách nhiệm báo cáo Giám đốc về kết quả làm việc.